Wie Sie Ihr Website-Projekt realistisch timen

Sechs Wochen. Das ist die Zahl, die ich in Erstgesprächen am häufigsten höre. Sechs Wochen für einen kompletten Website-Relaunch. Neues Design, neues CMS, neue Inhalte, responsive, performant, SEO-optimiert. In sechs Wochen.

Ich sage dann meistens nichts. Ich nicke. Und dann frage ich: Haben Sie schon alle Texte fertig? Wissen Sie, welche Seiten Sie brauchen? Gibt es ein Corporate Design, das digital funktioniert? Sind die Entscheider identifiziert, die Freigaben erteilen? Haben Sie geklärt, welche Systeme angebunden werden müssen?

Meistens ist die Antwort auf all diese Fragen: Nein. Nicht wirklich. Noch nicht. Und genau da liegt das Problem. Nicht in der technischen Umsetzung. Sondern in allem, was davor und daneben passiert.

Nach über zehn Jahren im Agenturgeschäft — sechs davon in einer klassischen Werbeagentur, den Rest mit happycoding als technisch fokussierter Digitalagentur in Berlin — habe ich ein ziemlich klares Bild davon, warum Website-Projekte aus dem Ruder laufen. Es ist fast nie die Technik. Es ist fast immer die Organisation.

Agenturen, die sechs Wochen versprechen, lügen nicht unbedingt bewusst. Manche meinen damit tatsächlich nur die reine Entwicklungszeit. Also den Teil, in dem Entwickler Code schreiben und Designer Layouts bauen. Isoliert betrachtet können sechs Wochen für die Umsetzung einer mittelgroßen B2B-Website reichen — wenn alles vorbereitet ist. Wenn alle Inhalte vorliegen. Wenn das Design abgestimmt ist. Wenn keine Überraschungen kommen.

Aber das ist wie zu sagen: Ein Haus bauen dauert drei Monate. Stimmt vielleicht für den Rohbau. Aber niemand würde behaupten, dass man in drei Monaten einziehen kann, wenn man die Planung, die Genehmigungen, die Innenausstattung und den Garten nicht mitzählt.

Das Problem mit der Sechs-Wochen-Zahl: Sie setzt beim Kunden falsche Erwartungen. Und falsche Erwartungen sind der zuverlässigste Weg, ein Projekt gegen die Wand zu fahren. Nicht weil die Agentur schlecht arbeitet. Sondern weil auf Kundenseite Entscheidungen verschleppt werden, weil Content nicht rechtzeitig kommt, weil Stakeholder zu spät eingebunden werden.

Ein seriöses Website-Projekt für ein mittelständisches B2B-Unternehmen durchläuft mehrere Phasen. Keine davon lässt sich überspringen, ohne dass es später teuer wird. Ich gehe sie der Reihe nach durch — mit realistischen Zeitangaben, wie wir sie bei happycoding aus dutzenden Projekten kennen.

Bevor auch nur ein Pixel gestaltet wird, muss klar sein, was gebaut werden soll. Das klingt banal. Ist es aber nicht. In der Discovery-Phase klären wir: Welche Ziele verfolgt die Website? Wer sind die Zielgruppen? Welche Seiten brauchen wir? Welche Systeme müssen angebunden werden — CRM, ERP, PIM, Newsletter-Tool? Gibt es bestehende Inhalte, die migriert werden müssen? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es?

Zwei Wochen sind das Minimum, wenn der Kunde gut vorbereitet ist und schnell antwortet. Vier Wochen sind realistischer, besonders wenn mehrere Abteilungen involviert sind. In einem Konzern können es auch sechs werden. Jede Woche, die man hier investiert, spart man später dreifach. Denn nichts ist teurer als eine Website zu bauen, die am Bedarf vorbeigeht.

Aus der Discovery entsteht ein Konzept. Sitemap, Seitenstruktur, User Flows, Wireframes. Das ist die Phase, in der aus vagen Vorstellungen konkrete Pläne werden. Hier entscheidet sich, ob die Website später logisch aufgebaut ist oder ob Nutzer drei Klicks brauchen, um das Kontaktformular zu finden.

Zwei Wochen für die Erstellung, plus mindestens eine Feedbackrunde. Und hier passiert etwas Interessantes: Die meisten Kunden brauchen für ihr Feedback länger als die Agentur für die Erstellung. Eine Woche Bearbeitungszeit auf Agenturseite, zwei Wochen Feedback auf Kundenseite — das ist keine Ausnahme, das ist die Regel. Wer das nicht einplant, hat schon verloren.

Die Designphase ist dort, wo es emotional wird. Jeder hat eine Meinung zu Farben, Schriften und Bildwelten. Das ist auch gut so — schließlich repräsentiert die Website das Unternehmen. Aber genau diese Emotionalität macht die Phase unberechenbar.

Ein erfahrenes Designteam liefert erste Entwürfe für Schlüsselseiten in ein bis zwei Wochen. Dann beginnt der Abstimmungsprozess. Und der dauert. Erstens, weil Design subjektiv ist. Zweitens, weil in B2B-Unternehmen selten eine Person allein entscheidet. Der Geschäftsführer möchte es seriöser, das Marketing will es moderner, der Vertrieb braucht die Produktübersicht prominenter. Drei Feedbackrunden sind Standard. Fünf sind keine Seltenheit. Jede Runde kostet eine Woche — mindestens.

Mein Rat: Definieren Sie vorab, wer die finale Designentscheidung trifft. Eine Person. Nicht ein Gremium. Gremien erzeugen Kompromisse, und Kompromisse erzeugen mittelmäßiges Design.

Jetzt wird programmiert. Frontend, Backend, CMS-Integration, Anbindungen an Drittsysteme. Bei happycoding arbeiten wir mit Next.js, Tailwind CSS und Sanity als Headless CMS — ein Stack, der schnelle Entwicklung ermöglicht, ohne bei Qualität oder Performance Kompromisse zu machen.

Sechs Wochen sind realistisch für eine mittelgroße B2B-Website mit zehn bis zwanzig Seitenvorlagen, einem Blog, einem Kontaktformular und ein bis zwei Systemanbindungen. Zehn Wochen, wenn ein Kundenportal, eine komplexe Produktdatenbank oder ein Konfigurator dazukommt. Das ist reine Entwicklungszeit — vorausgesetzt, Design und Konzept sind abgeschlossen und es gibt keine größeren Änderungswünsche zwischendurch.

Und hier liegt eine weitere Falle: Viele Kunden sehen die Entwicklungsphase als den Moment, in dem sie sich zurücklehnen können. Endlich macht die Agentur mal was. Aber das Gegenteil ist der Fall. Gerade in der Entwicklung braucht das Team schnelle Antworten auf technische Fragen, Testdaten, Zugänge zu bestehenden Systemen, Feedback zu Prototypen. Wenn der Kunde in dieser Phase zwei Wochen für eine Antwort braucht, steht das Projekt still.

Wenn es einen einzigen Faktor gibt, der Website-Projekte zuverlässig zum Entgleisen bringt, dann ist es der Content. Texte, Bilder, Videos, Case Studies, Produktbeschreibungen, Team-Fotos, Referenzen. Ich habe in über zehn Jahren kein einziges Projekt erlebt, in dem alle Inhalte pünktlich geliefert wurden. Kein einziges.

Das liegt nicht an Böswilligkeit. Es liegt daran, dass Content-Erstellung in B2B-Unternehmen niemandes Hauptaufgabe ist. Der Produktmanager soll die Texte schreiben, hat aber eigentlich keine Zeit dafür. Das Marketing koordiniert, kann aber die fachliche Tiefe nicht allein liefern. Die Geschäftsführung will die Texte freigeben, hat aber einen vollen Kalender.

Meine Empfehlung: Planen Sie für Content mindestens sechs bis acht Wochen ein. Und starten Sie damit parallel zur Designphase, nicht erst danach. Idealerweise beginnt die Content-Erstellung sogar noch früher, direkt nach der Discovery. Wer wartet, bis das Design steht, verliert Monate.

Noch besser: Engagieren Sie einen externen Texter oder eine Content-Agentur, die die Interviews mit Ihren Fachleuten führt und die Texte schreibt. Das kostet Geld, spart aber enorm viel Zeit und Nerven. Und die Qualität ist in der Regel besser, weil professionelle Texter wissen, wie man für das Web schreibt.

Testing wird gern als erstes gekürzt, wenn der Zeitplan eng wird. Das ist ungefähr so klug wie die Bremsen am Auto wegzulassen, weil das Geld knapp ist. Browser-Tests, Responsive-Tests, Performance-Optimierung, Barrierefreiheit, Formulartests, Redirect-Mapping, SEO-Checks — all das braucht Zeit. Zwei Wochen minimum, drei wenn Integrationen mit Drittsystemen getestet werden müssen.

Dazu kommt die Abnahme durch den Kunden. Und damit meine ich nicht, dass eine Person kurz drüberschaut. Ich meine, dass alle relevanten Stakeholder die Website systematisch durchgehen, Inhalte prüfen, Funktionen testen, Feedback geben. Das dauert in der Praxis mindestens eine Woche, weil die Leute das neben ihrem Tagesgeschäft machen.

Der Go-Live selbst ist technisch oft in einem Tag erledigt. DNS umstellen, SSL-Zertifikate prüfen, Redirects aktivieren, Monitoring einrichten. Aber drumherum gibt es Arbeit: Kommunikation an Mitarbeiter, eventuell an Kunden, Google Search Console aktualisieren, Analytics verifizieren, Newsletter-Templates anpassen, Social-Media-Profile aktualisieren. Planen Sie eine Woche ein, in der das Entwicklungsteam nach dem Launch erreichbar ist, um schnell auf Probleme reagieren zu können.

Wenn man all diese Phasen zusammenzählt, ergibt sich für ein typisches B2B-Website-Projekt im Mittelstand ein realistischer Zeitrahmen von vier bis sechs Monaten. Nicht sechs Wochen. Vier bis sechs Monate. Bei komplexeren Projekten mit Kundenportal, mehrsprachigen Inhalten oder umfangreichen Systemintegrationen sind es sechs bis neun Monate.

Das ist keine Schwarzmalerei. Das ist Erfahrung. Und jede Agentur, die Ihnen etwas anderes erzählt, verschweigt entweder Teile des Prozesses oder schneidet an Stellen ab, die sich später rächen. Kein Testing, kein Konzept, kein ordentliches Redirect-Mapping — die Rechnung kommt immer, nur eben später.

Was Projektpläne auf dem Papier schön aussehen lässt, ist die Annahme, dass alles sequenziell abläuft und jede Phase pünktlich endet. In der Realität sind Website-Projekte ein Netz aus Abhängigkeiten, das sich ständig verschiebt.

Das Design kann nicht finalisiert werden, solange die Bildsprache nicht geklärt ist. Die Bildsprache hängt an den Fotos, die erst noch geschossen werden müssen. Der Fotograf braucht ein Briefing, das Briefing basiert auf dem Konzept, das Konzept ist noch nicht freigegeben, weil der Geschäftsführer im Urlaub ist. So entstehen Ketten, die ein Projekt wochenlang blockieren können.

Die Lösung ist nicht, diese Abhängigkeiten zu ignorieren, sondern sie explizit zu machen. In jedem Kick-off sollte es eine klare Übersicht geben: Welche Zulieferung wird wann von wem gebraucht? Was passiert, wenn sie nicht pünktlich kommt? Wer ist der Ansprechpartner auf Kundenseite, der Blockaden auflöst? Ohne diese Klarheit driftet jedes Projekt.

Jeder erfahrene Projektmanager plant Buffer ein. Die Frage ist nur: wie viel und wo? Mein Ansatz nach vielen Projekten ist einfach. Auf jede Phase kommen zwanzig Prozent Buffer drauf. Nicht am Ende des Projekts als großer Puffer, sondern verteilt auf jede einzelne Phase. Denn Verzögerungen entstehen überall, und ein Puffer am Ende hilft nicht, wenn das Projekt in der Mitte steckenbleibt.

Zusätzlich plane ich einen Phase-übergreifenden Buffer von zwei Wochen ein. Für die Dinge, die niemand vorhersehen kann. Ein Stakeholder, der plötzlich alles anders will. Ein technisches Problem bei einer Schnittstelle. Eine neue Datenschutzanforderung, die kurzfristig umgesetzt werden muss. Diese Dinge passieren. Immer. In jedem Projekt.

Was ich nicht empfehle: den Buffer dem Kunden verschweigen. Transparenz schafft Vertrauen. Wenn Sie sagen: Wir planen vier Monate, davon sind drei Wochen Puffer für Unvorhergesehenes — dann versteht das jeder. Und wenn der Puffer nicht gebraucht wird, haben Sie früher geliefert. Das ist immer besser als andersherum.

Der klassische Website-Relaunch folgt dem Big-Bang-Prinzip: Monate der Vorbereitung, dann ein großer Launch, bei dem alles auf einmal live geht. Das funktioniert. Manchmal. Aber es ist riskant, teuer und erzeugt enormen Druck auf alle Beteiligten.

Der MVP-Ansatz ist die bessere Alternative für die meisten B2B-Unternehmen. MVP steht für Minimum Viable Product — die kleinste sinnvolle Version Ihrer Website, die live gehen kann. Das bedeutet nicht, dass Sie eine halbfertige Website launchen. Es bedeutet, dass Sie priorisieren. Was muss zum Launch da sein? Was kann in Phase zwei kommen?

Ein konkretes Beispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer will seine Website relaunchen. Zum MVP gehören die Startseite, die Unternehmensseite, die Produktübersicht, die Kontaktseite und die wichtigsten Landingpages. Nicht zum MVP gehören: der Konfigurator, das Kundenportal, der mehrsprachige Auftritt und die vollständige Dokumentationsdatenbank. Diese Features kommen in Phase zwei und drei, jeweils mit eigenem Zeitplan.

Der Vorteil: Sie sind schneller live. Sie sammeln echtes Nutzerfeedback. Sie können die nächsten Phasen auf Basis von Daten planen, nicht auf Basis von Annahmen. Und Sie verteilen das Budget über einen längeren Zeitraum, was besonders für den Mittelstand attraktiv ist.

Bei happycoding setzen wir fast alle Projekte so um. Nicht weil es bequemer ist, sondern weil es bessere Ergebnisse liefert. Eine Website, die lebt und iterativ verbessert wird, schlägt eine Website, die nach einem Jahr Entwicklung perfekt sein soll und es dann doch nicht ist.

Ein Website-Projekt scheitert selten an der Technik und überraschend oft an den Menschen. Genauer: an der Frage, wer wann welche Entscheidung trifft. Ich habe Projekte erlebt, in denen das Design dreimal komplett überarbeitet wurde, weil der Vorstand erst im letzten Moment eingebunden wurde und alles anders wollte. Drei Monate Arbeit, weg.

Mein Modell für Stakeholder-Einbindung sieht so aus: In der Discovery-Phase werden alle gehört. Wirklich alle, die eine Meinung zur Website haben. Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb, HR, IT, Kundenservice. Das ist der Moment, in dem Anforderungen gesammelt werden. Danach wird der Kreis enger. Für Konzept und Design gibt es ein Kernteam von zwei bis vier Personen, die operativ Feedback geben. Die Geschäftsführung wird zu definierten Meilensteinen eingebunden — nicht öfter, nicht seltener.

Das Wichtigste: Klären Sie vor Projektstart die Entscheidungskompetenz. Wer hat das letzte Wort beim Design? Wer gibt Texte frei? Wer entscheidet über den Go-Live-Termin? Wenn diese Fragen nicht beantwortet sind, werden sie im schlimmsten Moment beantwortet — nämlich dann, wenn das Projekt unter Zeitdruck steht und jede Diskussion Tage kostet.

Es gibt Zeiten im Jahr, in denen Website-Launches riskant sind. Die offensichtlichste: kurz vor Weihnachten. Jedes Jahr sehe ich Unternehmen, die unbedingt noch vor dem Jahreswechsel live gehen wollen. Der Gedanke dahinter ist verständlich — neues Jahr, neue Website. Aber die Realität sieht anders aus.

Im Dezember sind halbe Teams im Urlaub. Auf Kunden- und Agenturseite. Wenn nach dem Launch ein Problem auftaucht — und es taucht immer ein Problem auf — dann steht möglicherweise niemand bereit, es zu lösen. Dazu kommt der emotionale Druck: Ein Launch unter Zeitdruck, wenn alle eigentlich an Weihnachtsfeiern denken, führt zu Fehlern und Frust.

Ähnlich problematisch: Launches direkt vor oder während der Sommerpause, vor großen Messen, oder in der Woche, in der das Unternehmen eine andere große Initiative startet. Ein Website-Launch braucht Aufmerksamkeit. Intern wie extern. Wenn diese Aufmerksamkeit nicht da ist, verpufft der Launch.

Die besten Launch-Zeiträume für B2B-Websites sind meiner Erfahrung nach: Januar bis März (neues Budget, frische Energie), September bis Anfang November (nach der Sommerpause, vor dem Jahresendstress). Planen Sie rückwärts von Ihrem Wunsch-Launch-Datum und prüfen Sie, ob der Zeitplan realistisch ist. Wenn nicht, verschieben Sie den Launch. Lieber eine Woche später und sauber als pünktlich und fehlerhaft.

Nicht jede Agentur arbeitet gleich schnell. Das hat wenig mit Talent zu tun und viel mit Technologie und Prozessen. Eine Agentur, die auf WordPress-Pagebuilder setzt, arbeitet anders als eine, die mit einem modernen Headless-Stack entwickelt. Beides kann funktionieren. Aber die Implikationen für den Zeitplan sind unterschiedlich.

Bei happycoding setzen wir auf Next.js, Tailwind CSS und Sanity CMS. Dazu Supabase für Datenbanken, Keycloak für Authentifizierung und Hetzner mit Coolify für das Hosting. Dieser Stack ermöglicht uns, schnell zu entwickeln, ohne bei Qualität oder Performance Kompromisse zu machen. Aber — und das sage ich ganz offen — er erfordert auch Entwickler, die diesen Stack beherrschen. Das ist kein Drag-and-Drop.

Was den Zeitplan wirklich beeinflusst, ist nicht der Stack, sondern die Arbeitsweise der Agentur. Arbeitet sie agil mit regelmäßigen Demos und kurzen Feedbackzyklen? Oder liefert sie nach drei Monaten einen großen Entwurf und hofft auf Zustimmung? Agile Arbeitsweise ist schneller, weil Probleme früh erkannt werden. Wasserfall ist langsamer, weil Korrekturen erst am Ende stattfinden und dann umso schmerzhafter sind.

Fragen Sie potenzielle Agenturen nach ihrem Prozess. Nicht nach ihrer Technologie, nicht nach ihrem Portfolio — nach ihrem Prozess. Wie kommunizieren sie? Wie oft gibt es Updates? Wann können Sie Zwischenstände sehen? Wer ist Ihr Ansprechpartner? Die Antworten auf diese Fragen verraten mehr über die voraussichtliche Projektdauer als jede Referenzliste.

Für ein typisches B2B-Website-Projekt im Mittelstand — sagen wir: fünfzehn bis zwanzig Seitenvorlagen, Blog, Kontaktformulare, eine CRM-Anbindung, deutsch und englisch — sieht ein realistischer Zeitplan so aus:

Woche eins bis drei: Discovery und Anforderungsanalyse. Workshops, Stakeholder-Interviews, technische Bestandsaufnahme. Ergebnis: Anforderungsdokument und Projektplan.

Woche drei bis fünf: Konzept und Informationsarchitektur. Sitemap, Wireframes, Content-Strategie. Parallel: Start der Content-Erstellung.

Woche fünf bis neun: Design. Designentwürfe für Schlüsselseiten, Abstimmung, Designsystem erstellen. Parallel: Content-Erstellung läuft weiter.

Woche acht bis sechzehn: Entwicklung. Frontend-Entwicklung, CMS-Setup, Integrationen. Überlappung mit der Designphase ist gewollt — Entwickler können mit den ersten freigegebenen Templates beginnen, während die letzten noch im Design sind.

Woche vierzehn bis siebzehn: Content-Einpflege und Testing. Inhalte ins CMS übertragen, Cross-Browser-Tests, Performance-Optimierung, Abnahme durch den Kunden.

Woche achtzehn: Launch und Post-Launch-Support. Go-Live, Monitoring, schnelle Fehlerbehebung, Übergabe an den Kunden.

Das sind viereinhalb Monate. Mit Buffer fünf Monate. Und das ist ein gut laufendes Projekt, bei dem der Kunde mitspielt und Entscheidungen zeitnah trifft. Wenn Content zu spät kommt, wenn Stakeholder den Prozess verzögern, wenn sich Anforderungen während des Projekts grundlegend ändern — dann sind sechs bis sieben Monate realistisch.

Es liegt nicht nur an der Agentur. Der größte Hebel für einen schnellen Projektablauf liegt auf Kundenseite. Hier sind die Dinge, die einen echten Unterschied machen.

Benennen Sie einen Projektverantwortlichen mit Entscheidungskompetenz. Nicht jemanden, der alles nach oben eskalieren muss. Jemanden, der sagen kann: Ja, das Design passt. Ja, der Text ist freigegeben. Ja, wir können live gehen. Dieser Mensch ist Gold wert.

Starten Sie mit dem Content, bevor das Projekt offiziell beginnt. Sammeln Sie Texte, Bilder, Logos, Produktdaten. Klären Sie, welche Inhalte übernommen werden können und welche neu geschrieben werden müssen. Je mehr Sie hier vorarbeiten, desto schneller geht alles andere.

Halten Sie Feedback-Deadlines ein. Wenn die Agentur am Freitag einen Entwurf schickt und Sie antworten in zwei Wochen, dann hat sich der Zeitplan gerade um zwei Wochen verschoben. So einfach ist das. Vereinbaren Sie feste Feedback-Zeiträume — drei bis fünf Arbeitstage sind ein guter Richtwert — und halten Sie sich daran.

Vermeiden Sie Scope Creep. Das ist der schleichende Anstieg von Anforderungen während des Projekts. Ach, können wir nicht noch schnell einen Konfigurator einbauen? Und ein FAQ wäre auch gut. Und eigentlich brauchen wir noch drei Sprachen. Jede zusätzliche Anforderung kostet Zeit. Nicht nur für die Umsetzung, sondern auch für die Abstimmung, die Planung, die Tests. Wenn Sie im Projekt neue Ideen haben — und Sie werden neue Ideen haben — dann parken Sie sie für Phase zwei.

Ein Website-Projekt realistisch zu timen bedeutet, ehrlich zu sich selbst zu sein. Ehrlich darüber, wie schnell Ihr Unternehmen Entscheidungen trifft. Ehrlich darüber, wie viel Kapazität Sie für Content-Erstellung haben. Ehrlich darüber, ob Ihr Budget für den gewünschten Umfang reicht oder ob Sie priorisieren müssen.

Die Agenturen, die Ihnen sechs Wochen versprechen, wollen den Auftrag. Das ist verständlich. Aber Sie tun sich keinen Gefallen, wenn Sie das glauben. Ein zu knapper Zeitplan führt zu Stress, zu Kompromissen bei der Qualität, zu einer Website, die am Tag nach dem Launch schon überarbeitet werden muss.

Nehmen Sie sich die Zeit, die es braucht. Planen Sie realistisch. Starten Sie früh mit dem Content. Klären Sie Verantwortlichkeiten. Und suchen Sie sich eine Agentur, die Ihnen die Wahrheit sagt — auch wenn die unbequem ist. Am Ende zählt nicht, ob Sie sechs Wochen oder sechs Monate gebraucht haben. Es zählt, ob die Website funktioniert. Ob sie Kunden überzeugt. Ob sie Ihrem Unternehmen dient.

Und das ist es, was ein gutes Website-Projekt ausmacht: nicht Geschwindigkeit, sondern das richtige Ergebnis. Alles andere ist Augenwischerei.