Überblick: Welche Workshopformate braucht es, um eine Website zu planen

Ich sage es direkt: Die meisten Website-Projekte, die bei uns als Relaunch-Anfrage landen, haben ein gemeinsames Muster. Irgendwann hat jemand gesagt: „Wir brauchen eine neue Website.“ Dann wurde eine Agentur beauftragt, ein paar Designs erstellt, irgendein CMS aufgesetzt — und am Ende steht ein digitales Produkt, das niemanden wirklich überzeugt. Nicht die Geschäftsführung, nicht das Marketing, nicht die Kunden. Der Grund ist fast immer derselbe: Es wurde zu wenig Zeit in die Vorarbeit investiert.

Workshops sind diese Vorarbeit. Und nein, damit meine ich nicht das obligatorische Kickoff-Meeting, bei dem alle nicken und danach jeder etwas anderes verstanden hat. Ich meine strukturierte Formate, die echte Entscheidungen produzieren. Die dafür sorgen, dass das Projekt auf einem soliden Fundament steht, bevor auch nur eine Zeile Code geschrieben wird.

In diesem Artikel gebe ich einen Überblick über die Workshopformate, die wir bei happycoding für Website-Projekte einsetzen. Nicht als starre Checkliste, sondern als Orientierung. Denn welche Formate Sie tatsächlich brauchen, hängt von Ihrem Projekt ab — von der Größe, der Komplexität und davon, wie klar Ihre Ausgangslage bereits ist.

Jedes Website-Projekt beginnt mit einer Frage, die überraschend selten gestellt wird: Was soll diese Website eigentlich leisten? Klingt banal. Ist es nicht. Fragen Sie fünf Stakeholder in einem mittelständischen Unternehmen, und Sie bekommen sieben Antworten. Der Vertrieb will Leads. Das Marketing will Markenwahrnehmung. Die Geschäftsführung will „modern wirken“. Die IT will weniger Wartungsaufwand. Und der Produktmanager will, dass endlich jemand versteht, was das Unternehmen eigentlich macht.

Der Strategie-Workshop bringt diese Perspektiven zusammen. Nicht um allen recht zu geben, sondern um Prioritäten zu setzen. Was sind die drei bis fünf wichtigsten Ziele dieser Website? Wer ist die primäre Zielgruppe? Wie positioniert sich das Unternehmen im Markt — und wie soll die Website diese Positionierung transportieren?

In der Praxis dauert dieser Workshop einen halben bis ganzen Tag. Teilnehmen sollten die Entscheider: Geschäftsführung, Marketingleitung, eventuell Vertriebsleitung und Produktmanagement. Maximal sechs bis acht Personen. Mehr wird unproduktiv. Weniger bedeutet, dass wichtige Perspektiven fehlen und Entscheidungen später wieder aufgerollt werden.

Der häufigste Fehler bei diesem Format: Es wird zum Wunschkonzert. Jeder bringt seine Lieblingsfunktion mit, niemand priorisiert. Ein guter Strategie-Workshop hat einen klaren Moderator, der auch unbequeme Fragen stellt. Brauchen Sie wirklich einen Blog? Nutzt irgendjemand den aktuellen Newsbereich? Wie viele Leads kommen tatsächlich über die Website? Solche Fragen tun manchmal weh. Aber sie verhindern, dass Sie sechs Monate und einen sechsstelligen Betrag in Features investieren, die niemand nutzt.

Das Ergebnis des Strategie-Workshops ist kein Pflichtenheft. Es ist ein gemeinsames Verständnis. Eine Seite, auf der steht: Das sind unsere Ziele, das ist unsere Zielgruppe, das sind unsere Prioritäten. Dieses Dokument wird zum Nordstern des gesamten Projekts. Jede Designentscheidung, jede Content-Frage, jede technische Wahl wird daran gemessen.

Content ist der am meisten unterschätzte Faktor in Website-Projekten. Punkt. Die schönste Informationsarchitektur nützt nichts, wenn die Texte nicht stehen. Das eleganteste Design fällt in sich zusammen, wenn die Inhalte erst zwei Wochen vor Launch hektisch zusammengeschrieben werden. Und genau das passiert in geschätzt 80 Prozent aller Projekte.

Der Content-Workshop adressiert drei Kernfragen. Erstens: Was haben wir? Ein Content Audit klingt unsexy, ist aber Gold wert. Welche Inhalte existieren bereits? Was funktioniert, was nicht? Was ist veraltet, was fehlt komplett? Zweitens: Was brauchen wir? Basierend auf den Zielen aus dem Strategie-Workshop — welche Inhalte braucht die neue Website, um diese Ziele zu erreichen? Und drittens: Wie sprechen wir? Tone of Voice, Messaging-Framework, Kernbotschaften pro Zielgruppe.

Dieser Workshop ist besonders wichtig für B2B-Unternehmen im Mittelstand. Denn hier trifft oft eine komplexe Produktwelt auf eine Kommunikation, die historisch gewachsen ist. Die Produktseite wurde 2018 geschrieben, die Über-uns-Seite 2015, und der Newsbereich enthält den letzten Beitrag von vor achtzehn Monaten. Im Content-Workshop wird das alles auf den Tisch gelegt — ohne Schuldzuweisungen, aber mit klarem Blick auf die Realität.

Teilnehmen sollten hier die Marketing- und Kommunikationsverantwortlichen, eventuell Produktmanagement und — das wird oft vergessen — die Personen, die die Inhalte später tatsächlich pflegen werden. Dauer: ein halber bis ganzer Tag, abhängig vom Umfang der bestehenden Inhalte. Bei einem Mittelständler mit 200 Produktseiten kann ein Content Audit auch ein eigenständiges Teilprojekt werden.

Der typische Fehler: Der Content-Workshop findet gar nicht statt. Stattdessen heißt es: „Die Texte liefern wir zu.“ Dieser Satz ist der Sargnagel für Timelines. Denn „zuliefern“ bedeutet in der Praxis: Niemand hat Zeit, die Qualität stimmt nicht, der Tone of Voice ist inkonsistent, und am Ende verzögert sich der Launch um drei Monate. Ein Content-Workshop am Anfang des Projekts verhindert das. Nicht perfekt, aber deutlich besser als die Alternative.

Informationsarchitektur ist eines dieser Themen, bei denen die meisten Nicht-Designer die Augen verdrehen. „Wir brauchen eine Navigation mit unseren Produkten, unseren Services und einer Über-uns-Seite. Fertig.“ Und dann wundert man sich, warum die Absprungrate bei 70 Prozent liegt und die durchschnittliche Verweildauer unter einer Minute.

Der UX-Workshop geht tiefer. Er fragt: Wer sind unsere Nutzer wirklich? Nicht die Marketing-Persona, die seit drei Jahren in einer PowerPoint existiert, sondern echte Menschen mit echten Aufgaben. Was will der technische Einkäufer eines Maschinenbauers, wenn er auf unsere Website kommt? Was braucht die Marketingleiterin eines SaaS-Unternehmens? Welche Informationen suchen diese Menschen — und in welcher Reihenfolge?

Aus diesen Überlegungen entstehen User Flows: typische Pfade, die Nutzer durch die Website nehmen. Von der Google-Suche über die Landingpage zur Produktseite zum Kontaktformular. Oder vom LinkedIn-Post über den Blogartikel zur Case Study zum Download. Diese Flows werden im Workshop skizziert, diskutiert und priorisiert.

Daraus entsteht die Sitemap — die Gesamtstruktur der Website. Nicht als Baumdiagramm, das ein Designer alleine am Schreibtisch erstellt, sondern als gemeinsames Ergebnis, das alle Stakeholder verstehen und mittragen. Das ist ein entscheidender Unterschied. Eine Sitemap, die im stillen Kämmerlein entsteht, wird spätestens in der Review-Phase zerpflückt. Eine Sitemap, die im Workshop erarbeitet wurde, hat Buy-in.

Der UX-Workshop dauert typischerweise einen ganzen Tag. Teilnehmen sollten neben dem Projektteam auch Vertreter der Zielgruppen, wenn möglich. Zumindest aber Personen, die regelmäßig Kundenkontakt haben — Vertrieb, Support, Account Management. Diese Menschen wissen, welche Fragen Kunden wirklich stellen. Und diese Fragen bestimmen die Informationsarchitektur.

Ein häufiger Fehler: Die Informationsarchitektur wird an der Unternehmensstruktur ausgerichtet statt an den Nutzerbedürfnissen. „Wir haben drei Geschäftsbereiche, also brauchen wir drei Hauptnavigationspunkte.“ Das ist Organigramm-Navigation. Kunden denken nicht in Ihren Abteilungen. Sie denken in ihren Problemen. Der UX-Workshop hilft, diese Perspektive einzunehmen — auch wenn es unbequem ist.

Design ohne Briefing ist Dekoration. Das klingt hart, aber nach sechs Jahren in einer Werbeagentur und zehn Jahren eigener Agentur kann ich das mit Überzeugung sagen. Ein Design-Workshop ist kein Termin, bei dem der Designer drei Entwürfe zeigt und alle abstimmen. Das ist eine Präsentation, kein Workshop.

Ein echter Design-Workshop — manchmal auch als Design Sprint oder Design-Exploration bezeichnet — erarbeitet die visuelle Richtung gemeinsam. Welche Werte soll das Design transportieren? Wie wollen wir wahrgenommen werden — technisch und präzise oder menschlich und nahbar? Wie gehen wir mit dem bestehenden Corporate Design um — streng nach Guideline oder mit bewussten Weiterentwicklungen für den digitalen Raum?

Methodisch arbeiten wir hier oft mit Moodboards, Style Tiles und Designprinzipien. Moodboards sind Sammlungen von Referenzen — andere Websites, Fotografien, Typografie, Farbwelten — die eine Stimmung transportieren. Style Tiles gehen einen Schritt weiter: Sie zeigen konkrete UI-Elemente wie Buttons, Headlines und Farbkombinationen, ohne ein vollständiges Layout zu sein. Designprinzipien sind kurze Leitsätze, die das Team im weiteren Prozess als Entscheidungshilfe nutzt. Zum Beispiel: „Klarheit vor Kreativität“ oder „Weniger Elemente, mehr Weißraum.“

Der Design-Workshop dauert je nach Komplexität einen halben bis ganzen Tag. In manchen Fällen machen wir einen komprimierten Design Sprint über zwei bis drei Tage, bei dem am Ende bereits ein klickbarer Prototyp steht. Das ist besonders sinnvoll, wenn es um eine grundlegende Neuausrichtung geht oder wenn das Unternehmen kein bestehendes digitales Designsystem hat.

Teilnehmen sollten Marketingleitung, eventuell Geschäftsführung und — ganz wichtig — die Personen, die später über das Design entscheiden. Nichts ist frustrierender als ein Workshop-Ergebnis, das danach vom Vorstand kassiert wird, weil er nicht beteiligt war. Die Runde darf klein sein, aber die Entscheider müssen drin sitzen.

Der klassische Fehler: „Machen Sie mal, wir geben dann Feedback.“ Dieses Vorgehen produziert Endlos-Schleifen. Version eins gefällt nicht. Version zwei ist „schon besser, aber noch nicht ganz“. Version drei geht „in die richtige Richtung“. Bei Version sechs ist das Budget aufgebraucht und alle sind frustriert. Ein Design-Workshop am Anfang spart drei bis fünf Korrekturschleifen. Mindestens.

Die technische Architektur einer Website wird oft zu spät besprochen. Oder gar nicht — dann entscheidet die Agentur, und das Unternehmen erfährt erst im laufenden Betrieb, warum die Wahl von WordPress mit einem Page Builder vielleicht nicht die klügste Entscheidung war. Nichts gegen WordPress als Blogging-Plattform. Aber als Basis für eine komplexe B2B-Plattform mit Produktdatenbank, Kundenportal und Mehrsprachigkeit? Da gibt es bessere Optionen.

Der Technik-Workshop klärt die technischen Rahmenbedingungen des Projekts. Welches CMS passt zu den Anforderungen? Bei happycoding arbeiten wir hauptsächlich mit Sanity und Payload CMS — beides Headless-Systeme, die sich nahtlos in ein Next.js-Frontend integrieren. Aber die CMS-Wahl ist nur ein Teil der Gleichung.

Welche Integrationen werden benötigt? CRM-Anbindung, Marketing-Automation, Produktinformationsmanagement, Authentifizierung über Keycloak, Datenbanken via Supabase? Wo werden die Daten gehostet — und spielt DSGVO eine Rolle? In den meisten Fällen: ja. Wir setzen daher auf europäisches Hosting mit Hetzner, deployen über Coolify und Docker und vermeiden die Abhängigkeit von US-Cloud-Anbietern, wo immer es sinnvoll ist.

Automatisierung ist ein weiteres Thema, das im Technik-Workshop auf den Tisch gehört. Workflows mit n8n können Content-Prozesse, Lead-Routing oder Datenimporte automatisieren. Aber nur, wenn sie von Anfang an mitgedacht werden. Nachträglich eingebaute Automatisierungen sind möglich, aber teurer und fehleranfälliger.

Der Technik-Workshop richtet sich an eine andere Zielgruppe als die anderen Formate. Hier sitzen idealerweise der CTO oder IT-Leiter, der Projektmanager auf Unternehmensseite und die technischen Leads der Agentur. Marketingleitung ist optional — sie muss die technischen Details nicht verstehen, aber die Auswirkungen auf ihre Arbeit schon. Dauer: ein halber Tag bis ein Tag, je nach Integrationstiefe.

Der größte Fehler im Technik-Workshop — oder besser: der größte Fehler, wenn er nicht stattfindet — ist die Annahme, dass „die Agentur das schon richtig machen wird“. Diese Annahme funktioniert bei einem einfachen Relaunch einer fünfseitigen Corporate-Präsenz. Bei allem, was darüber hinausgeht, führt sie zu Überraschungen. Und Überraschungen in der Technik sind immer teuer.

Lassen Sie mich kurz ehrlich sein. Workshops sind schwer zu verkaufen. Ein mittelständischer Geschäftsführer hat ein Budget von 80.000 Euro für einen Website-Relaunch. Wenn Sie ihm jetzt sagen, dass 15.000 davon für Workshops draufgehen, bevor auch nur ein Pixel designt ist — dann wird es still am Tisch. „Können wir das nicht abkürzen?“ Natürlich können Sie das. Die Frage ist, ob Sie es sollten.

Die Rechnung ist simpel. Workshops kosten Zeit und Geld am Anfang des Projekts. Fehlende Workshops kosten deutlich mehr Zeit und Geld am Ende. Jede Designkorrektur in der Entwicklungsphase kostet das Fünffache einer Korrektur in der Konzeptionsphase. Jede strukturelle Änderung an der Informationsarchitektur nach dem Development-Start kostet das Zehnfache. Das sind keine abstrakten Zahlen — das ist unsere Erfahrung aus über hundert Projekten.

Die meisten Agenturen überspringen Workshops aus einem von zwei Gründen. Entweder sie wollen das Projekt gewinnen und trauen sich nicht, den Kunden mit „erst mal Workshops“ zu konfrontieren. Oder sie können es schlicht nicht — weil Workshop-Moderation eine Kompetenz ist, die nicht jeder Projektmanager mitbringt. Beides ist nachvollziehbar. Beides ist kein guter Grund.

Was passiert ohne Workshops? Das Projekt startet mit einem Briefing-Dokument, das der Kunde geschickt hat. Die Agentur interpretiert es nach bestem Wissen. Zwei Monate später gibt es die ersten Designs. Die Geschäftsführung sagt: „Das hatten wir uns anders vorgestellt.“ Der Vertrieb sagt: „Wo ist die Produktvergleichsfunktion?“ Die IT sagt: „Das lässt sich mit unserem ERP so nicht integrieren.“ Und dann beginnt das Projekt eigentlich von vorne — nur ohne Budget-Reserve.

Ich habe das dutzende Male gesehen. Wir haben Projekte übernommen, bei denen bereits 60 Prozent des Budgets verbrannt waren und das Ergebnis nicht nutzbar war. Nicht weil die Agentur schlecht war. Sondern weil nie gemeinsam definiert wurde, was eigentlich gebaut werden soll. Workshops sind die Versicherung gegen genau dieses Szenario. Keine Garantie — aber die beste Risikominimierung, die es gibt.

Nicht jedes Projekt braucht alle fünf Formate. Ein Startup mit einer frischen Marke und einer klaren Vision braucht vielleicht keinen ausführlichen Content Audit — es gibt schlicht keinen bestehenden Content. Ein Mittelständler mit einem etablierten Corporate Design braucht möglicherweise keinen Design-Workshop, wenn das bestehende Designsystem einfach auf die neue Plattform übertragen werden soll.

Für ein kleines Projekt — sagen wir eine Corporate Website mit zehn bis fünfzehn Seiten und einem Budget unter 30.000 Euro — reicht oft ein kombinierter Workshop. Ein Tag, an dem Strategie, Content-Richtung und grobe UX-Struktur gemeinsam erarbeitet werden. Die technischen Fragen lassen sich in einem zweistündigen Termin klären. Das ist schlank, funktioniert aber, wenn die Ausgangslage einigermaßen klar ist.

Für ein mittleres Projekt — Corporate Website mit Produktbereich, Blog, Mehrsprachigkeit, Budget zwischen 50.000 und 150.000 Euro — empfehle ich mindestens drei separate Workshops: Strategie, UX/IA und Technik. Content und Design können je nach Situation eigenständige Workshops sein oder in die anderen integriert werden. Das hängt davon ab, wie viel bestehender Content existiert und wie klar das Designbriefing bereits ist.

Für ein großes Projekt — digitale Plattform mit Kundenportal, komplexen Integrationen, internationalem Rollout, Budget jenseits der 200.000 Euro — sind alle fünf Formate Pflicht. Hier geht es nicht mehr um eine Website, sondern um ein digitales Produkt. Und digitale Produkte brauchen eine solide Discovery-Phase, bevor die Entwicklung beginnt. Wer hier spart, zahlt doppelt.

Eine Faustregel, die sich in unserer Praxis bewährt hat: Planen Sie zehn bis fünfzehn Prozent des Gesamtbudgets für die Workshop- und Konzeptionsphase ein. Bei einem 100.000-Euro-Projekt sind das 10.000 bis 15.000 Euro für Workshops, Dokumentation und strategische Grundlagenarbeit. Das klingt viel, bis man die Alternative durchrechnet.

Seit 2020 haben wir bei happycoding sowohl rein remote als auch Vor-Ort-Workshops durchgeführt. Die ehrliche Antwort auf die Frage „Was ist besser?“ lautet: Es kommt drauf an. Aber es kommt auf andere Dinge an, als die meisten denken.

Remote-Workshops funktionieren hervorragend für fokussierte, gut strukturierte Formate. Der Technik-Workshop ist fast immer remote machbar — Bildschirm teilen, gemeinsam auf Architekturen schauen, Entscheidungen treffen. Auch der Content-Workshop funktioniert remote gut, wenn die Teilnehmer vorbereitet sind und der Content Audit vorab geteilt wurde.

Wo es schwieriger wird: Strategie-Workshops und Design-Workshops profitieren massiv von persönlicher Anwesenheit. In einem Raum stehen, Post-its an die Wand kleben, Moodboards physisch ausdrucken und nebeneinander legen — das hat eine Qualität, die ein Miro-Board nicht vollständig ersetzen kann. Nicht weil die Tools schlecht wären, sondern weil die Dynamik eine andere ist. Menschen denken anders, wenn sie physisch zusammen sind. Sie sind mutiger, direkter, kreativer.

Für mittelständische B2B-Unternehmen empfehle ich eine pragmatische Mischung. Den Strategie-Workshop vor Ort — idealerweise in den Räumen des Kunden, damit wir als Agentur auch die Unternehmenskultur spüren und verstehen. Den UX-Workshop kann man hybrid machen: einen Vor-Ort-Tag für die Erarbeitung, gefolgt von einem Remote-Termin für die Verfeinerung. Technik und Content können in den meisten Fällen komplett remote stattfinden.

Ein praktischer Vorteil von Remote-Workshops, der oft übersehen wird: Die Dokumentation ist einfacher. Miro-Boards, gemeinsame Dokumente, aufgezeichnete Sessions — alles digital, alles durchsuchbar, alles teilbar. Bei Vor-Ort-Workshops muss jemand die Post-its abfotografieren und die Ergebnisse nachträglich digitalisieren. Das passiert in der Realität oft nur halbherzig. Die beste Erkenntnis nützt nichts, wenn sie auf einem Post-it klebt, das nach dem Workshop im Papierkorb landet.

Was bei Remote-Workshops entscheidend ist: kürzere Sessions. Ein ganztägiger Remote-Workshop ist Folter für alle Beteiligten. Vier Stunden am Stück sind das Maximum. Besser: Zwei Blöcke à drei Stunden mit einer Stunde Pause dazwischen. Oder zwei halbe Tage an zwei aufeinanderfolgenden Tagen. Das gibt den Teilnehmern Zeit, das Erarbeitete sacken zu lassen, und der zweite Block profitiert von den Übernacht-Erkenntnissen.

Ein Workshop alleine verändert nichts. Was zählt, ist der Prozess drumherum. Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung — diese drei Phasen sind gleich wichtig. Und die Nachbereitung wird am häufigsten vernachlässigt.

Vorbereitung bedeutet: Die richtigen Fragen vorab stellen. Teilnehmer briefen. Bestehendes Material sichten. Wenn es einen Content Audit geben soll, dann wird der nicht im Workshop gemacht — der wird vorher gemacht und im Workshop besprochen. Wenn technische Anforderungen diskutiert werden sollen, dann braucht die IT vorher eine Liste der bestehenden Systeme und Schnittstellen.

Nachbereitung bedeutet: Innerhalb von drei Arbeitstagen ein sauberes Ergebnisdokument liefern. Nicht zwanzig Seiten — sondern ein klares, handlungsorientiertes Dokument mit Entscheidungen, offenen Punkten und nächsten Schritten. Dieses Dokument wird von allen Teilnehmern freigegeben. Erst dann geht es weiter. Das kostet einen halben Tag Arbeit pro Workshop. Aber es verhindert das gefürchtete „Das hatten wir doch anders besprochen“ drei Monate später.

Die Reihenfolge der Workshops ist nicht beliebig. Strategie kommt immer zuerst — ohne klare Ziele machen alle anderen Workshops keinen Sinn. Content und UX können parallel laufen oder aufeinander folgen, je nach Projektstruktur. Design kommt nach UX, weil die Informationsarchitektur das Design beeinflusst, nicht umgekehrt. Technik kann relativ früh stattfinden — idealerweise parallel zum UX-Workshop, damit technische Einschränkungen früh bekannt sind.

Zwischen den Workshops sollten mindestens ein bis zwei Wochen liegen. Das gibt Zeit für die Nachbereitung des vorherigen und die Vorbereitung des nächsten Workshops. Eine Workshop-Woche, in der alle Formate hintereinander weg durchgezogen werden, klingt effizient. Ist es aber nicht. Die Ergebnisse leiden, weil niemand Zeit hat, das Erarbeitete zu verarbeiten.

Am Ende geht es um eine einfache Erkenntnis: Die Workshop-Phase ist die günstigste Phase eines Website-Projekts. Nicht in absoluten Zahlen — aber gemessen an ihrem Einfluss auf das Ergebnis. In dieser Phase können Sie Richtungsentscheidungen treffen, die später Zehntausende Euro an Korrekturen sparen. Sie können Missverständnisse aufdecken, bevor sie zu Fehlentwicklungen werden. Sie können alle Beteiligten auf eine Linie bringen, bevor die erste Zeile Code geschrieben wird.

Wer Workshops als optionalen Luxus betrachtet, hat noch nie ein Projekt erlebt, das ohne sie entgleist ist. Wer sie einmal richtig gemacht hat, macht danach kein Projekt mehr ohne. Das ist meine Erfahrung nach zehn Jahren Agenturarbeit. Und es ist der Rat, den ich jedem CTO, jedem Produktmanager und jeder Marketingleitung gebe, die ein Website-Projekt plant: Investieren Sie in den Anfang. Der Rest wird einfacher.

Wenn Sie unsicher sind, welche Workshops Ihr Projekt braucht — oder ob es überhaupt Workshops braucht: Sprechen Sie uns an. Wir schauen uns Ihre Situation an und geben eine ehrliche Einschätzung. Manchmal reicht ein halber Tag. Manchmal braucht es eine vollständige Discovery-Phase. Aber es lohnt sich. Immer.