Über­blick: Wel­che Work­shop­for­ma­te braucht es, um eine Web­site zu pla­nen

Die meis­ten Web­site-Pro­jek­te schei­tern nicht an der Tech­nik, son­dern an feh­len­der Vor­ar­beit. Ein struk­tu­rier­ter Work­shop-Pro­zess macht den Un­ter­schied zwi­schen ei­nem di­gi­ta­len Schau­fens­ter und ei­ner ech­ten Busi­ness-Platt­form. Wel­che For­ma­te wirk­lich nö­tig sind — und wel­che Sie sich spa­ren kön­nen.
16 Min. LesezeitMatthias RadscheitMatthias Radscheit
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TL;DR

Die meisten Website-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an fehlender Vorarbeit. Ein strukturierter Workshop-Prozess macht den Unterschied zwischen einem digitalen Schaufenster und einer echten Business-Plattform. Welche Formate wirklich nötig sind — und welche Sie sich sparen können.

Ich sage es di­rekt: Die meis­ten Web­site-Pro­jek­te, die bei uns als Re­launch-An­fra­ge lan­den, ha­ben ein ge­mein­sa­mes Mus­ter. Ir­gend­wann hat je­mand ge­sagt: „Wir brau­chen eine neue Web­site.“ Dann wur­de eine Agen­tur be­auf­tragt, ein paar De­signs er­stellt, ir­gend­ein CMS auf­ge­setzt — und am Ende steht ein di­gi­ta­les Pro­dukt, das nie­man­den wirk­lich über­zeugt. Nicht die Ge­schäfts­füh­rung, nicht das Mar­ke­ting, nicht die Kun­den. Der Grund ist fast im­mer der­sel­be: Es wur­de zu we­nig Zeit in die Vor­ar­beit in­ves­tiert.

Work­shops sind die­se Vor­ar­beit. Und nein, da­mit mei­ne ich nicht das ob­li­ga­to­ri­sche Kick­off-Mee­ting, bei dem alle ni­cken und da­nach je­der et­was an­de­res ver­stan­den hat. Ich mei­ne struk­tu­rier­te For­ma­te, die ech­te Ent­schei­dun­gen pro­du­zie­ren. Die da­für sor­gen, dass das Pro­jekt auf ei­nem so­li­den Fun­da­ment steht, be­vor auch nur eine Zei­le Code ge­schrie­ben wird.

In die­sem Ar­ti­kel gebe ich ei­nen Über­blick über die Work­shop­for­ma­te, die wir bei hap­py­co­ding für Web­site-Pro­jek­te ein­set­zen. Nicht als star­re Check­lis­te, son­dern als Ori­en­tie­rung. Denn wel­che For­ma­te Sie tat­säch­lich brau­chen, hängt von Ih­rem Pro­jekt ab — von der Grö­ße, der Kom­ple­xi­tät und da­von, wie klar Ihre Aus­gangs­la­ge be­reits ist.

Der Stra­te­gie- und Kick­off-Work­shop: War­um exis­tiert die­se Web­site über­haupt?

Je­des Web­site-Pro­jekt be­ginnt mit ei­ner Fra­ge, die über­ra­schend sel­ten ge­stellt wird: Was soll die­se Web­site ei­gent­lich leis­ten? Klingt ba­nal. Ist es nicht. Fra­gen Sie fünf Stake­hol­der in ei­nem mit­tel­stän­di­schen Un­ter­neh­men, und Sie be­kom­men sie­ben Ant­wor­ten. Der Ver­trieb will Leads. Das Mar­ke­ting will Mar­ken­wahr­neh­mung. Die Ge­schäfts­füh­rung will „mo­dern wir­ken“. Die IT will we­ni­ger War­tungs­auf­wand. Und der Pro­dukt­ma­na­ger will, dass end­lich je­mand ver­steht, was das Un­ter­neh­men ei­gent­lich macht.

Der Stra­te­gie-Work­shop bringt die­se Per­spek­ti­ven zu­sam­men. Nicht um al­len recht zu ge­ben, son­dern um Prio­ri­tä­ten zu set­zen. Was sind die drei bis fünf wich­tigs­ten Zie­le die­ser Web­site? Wer ist die pri­mä­re Ziel­grup­pe? Wie po­si­tio­niert sich das Un­ter­neh­men im Markt — und wie soll die Web­site die­se Po­si­tio­nie­rung trans­por­tie­ren?

In der Pra­xis dau­ert die­ser Work­shop ei­nen hal­ben bis gan­zen Tag. Teil­neh­men soll­ten die Ent­schei­der: Ge­schäfts­füh­rung, Mar­ke­ting­lei­tung, even­tu­ell Ver­triebs­lei­tung und Pro­dukt­ma­nage­ment. Ma­xi­mal sechs bis acht Per­so­nen. Mehr wird un­pro­duk­tiv. We­ni­ger be­deu­tet, dass wich­ti­ge Per­spek­ti­ven feh­len und Ent­schei­dun­gen spä­ter wie­der auf­ge­rollt wer­den.

Der häu­figs­te Feh­ler bei die­sem For­mat: Es wird zum Wunsch­kon­zert. Je­der bringt sei­ne Lieb­lings­funk­ti­on mit, nie­mand prio­ri­siert. Ein gu­ter Stra­te­gie-Work­shop hat ei­nen kla­ren Mo­de­ra­tor, der auch un­be­que­me Fra­gen stellt. Brau­chen Sie wirk­lich ei­nen Blog? Nutzt ir­gend­je­mand den ak­tu­el­len News­be­reich? Wie vie­le Leads kom­men tat­säch­lich über die Web­site? Sol­che Fra­gen tun manch­mal weh. Aber sie ver­hin­dern, dass Sie sechs Mo­na­te und ei­nen sechs­stel­li­gen Be­trag in Fea­tures in­ves­tie­ren, die nie­mand nutzt.

Das Er­geb­nis des Stra­te­gie-Work­shops ist kein Pflich­ten­heft. Es ist ein ge­mein­sa­mes Ver­ständ­nis. Eine Sei­te, auf der steht: Das sind un­se­re Zie­le, das ist un­se­re Ziel­grup­pe, das sind un­se­re Prio­ri­tä­ten. Die­ses Do­ku­ment wird zum Nord­stern des ge­sam­ten Pro­jekts. Jede De­sign­ent­schei­dung, jede Con­tent-Fra­ge, jede tech­ni­sche Wahl wird dar­an ge­mes­sen.

Der Con­tent-Work­shop: Was sa­gen wir — und wie?

Con­tent ist der am meis­ten un­ter­schätz­te Fak­tor in Web­site-Pro­jek­ten. Punkt. Die schöns­te In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur nützt nichts, wenn die Tex­te nicht ste­hen. Das ele­gan­tes­te De­sign fällt in sich zu­sam­men, wenn die In­hal­te erst zwei Wo­chen vor Launch hek­tisch zu­sam­men­ge­schrie­ben wer­den. Und ge­nau das pas­siert in ge­schätzt 80 Pro­zent al­ler Pro­jek­te.

Der Con­tent-Work­shop adres­siert drei Kern­fra­gen. Ers­tens: Was ha­ben wir? Ein Con­tent Au­dit klingt un­se­xy, ist aber Gold wert. Wel­che In­hal­te exis­tie­ren be­reits? Was funk­tio­niert, was nicht? Was ist ver­al­tet, was fehlt kom­plett? Zwei­tens: Was brau­chen wir? Ba­sie­rend auf den Zie­len aus dem Stra­te­gie-Work­shop — wel­che In­hal­te braucht die neue Web­site, um die­se Zie­le zu er­rei­chen? Und drit­tens: Wie spre­chen wir? Tone of Voice, Mes­sa­ging-Frame­work, Kern­bot­schaf­ten pro Ziel­grup­pe.

Die­ser Work­shop ist be­son­ders wich­tig für B2B-Un­ter­neh­men im Mit­tel­stand. Denn hier trifft oft eine kom­ple­xe Pro­dukt­welt auf eine Kom­mu­ni­ka­ti­on, die his­to­risch ge­wach­sen ist. Die Pro­dukt­sei­te wur­de 2018 ge­schrie­ben, die Über-uns-Sei­te 2015, und der News­be­reich ent­hält den letz­ten Bei­trag von vor acht­zehn Mo­na­ten. Im Con­tent-Work­shop wird das al­les auf den Tisch ge­legt — ohne Schuld­zu­wei­sun­gen, aber mit kla­rem Blick auf die Rea­li­tät.

Teil­neh­men soll­ten hier die Mar­ke­ting- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen, even­tu­ell Pro­dukt­ma­nage­ment und — das wird oft ver­ges­sen — die Per­so­nen, die die In­hal­te spä­ter tat­säch­lich pfle­gen wer­den. Dau­er: ein hal­ber bis gan­zer Tag, ab­hän­gig vom Um­fang der be­stehen­den In­hal­te. Bei ei­nem Mit­tel­ständ­ler mit 200 Pro­dukt­sei­ten kann ein Con­tent Au­dit auch ein ei­gen­stän­di­ges Teil­pro­jekt wer­den.

Der ty­pi­sche Feh­ler: Der Con­tent-Work­shop fin­det gar nicht statt. Statt­des­sen heißt es: „Die Tex­te lie­fern wir zu.“ Die­ser Satz ist der Sarg­na­gel für Time­lines. Denn „zu­lie­fern“ be­deu­tet in der Pra­xis: Nie­mand hat Zeit, die Qua­li­tät stimmt nicht, der Tone of Voice ist in­kon­sis­tent, und am Ende ver­zö­gert sich der Launch um drei Mo­na­te. Ein Con­tent-Work­shop am An­fang des Pro­jekts ver­hin­dert das. Nicht per­fekt, aber deut­lich bes­ser als die Al­ter­na­ti­ve.

Der UX- und In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur-Work­shop: Wie fin­den Nut­zer, was sie su­chen?

In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur ist ei­nes die­ser The­men, bei de­nen die meis­ten Nicht-De­si­gner die Au­gen ver­dre­hen. „Wir brau­chen eine Na­vi­ga­ti­on mit un­se­ren Pro­duk­ten, un­se­ren Ser­vices und ei­ner Über-uns-Sei­te. Fer­tig.“ Und dann wun­dert man sich, war­um die Ab­sprungra­te bei 70 Pro­zent liegt und die durch­schnitt­li­che Ver­weil­dau­er un­ter ei­ner Mi­nu­te.

Der UX-Work­shop geht tie­fer. Er fragt: Wer sind un­se­re Nut­zer wirk­lich? Nicht die Mar­ke­ting-Per­so­na, die seit drei Jah­ren in ei­ner Pow­er­Point exis­tiert, son­dern ech­te Men­schen mit ech­ten Auf­ga­ben. Was will der tech­ni­sche Ein­käu­fer ei­nes Ma­schi­nen­bau­ers, wenn er auf un­se­re Web­site kommt? Was braucht die Mar­ke­ting­lei­te­rin ei­nes SaaS-Un­ter­neh­mens? Wel­che In­for­ma­tio­nen su­chen die­se Men­schen — und in wel­cher Rei­hen­fol­ge?

Aus die­sen Über­le­gun­gen ent­ste­hen User Flows: ty­pi­sche Pfa­de, die Nut­zer durch die Web­site neh­men. Von der Goog­le-Su­che über die Landing­pa­ge zur Pro­dukt­sei­te zum Kon­takt­for­mu­lar. Oder vom Linke­dIn-Post über den Blog­ar­ti­kel zur Case Stu­dy zum Down­load. Die­se Flows wer­den im Work­shop skiz­ziert, dis­ku­tiert und prio­ri­siert.

Dar­aus ent­steht die Site­map — die Ge­samt­struk­tur der Web­site. Nicht als Baum­dia­gramm, das ein De­si­gner al­lei­ne am Schreib­tisch er­stellt, son­dern als ge­mein­sa­mes Er­geb­nis, das alle Stake­hol­der ver­ste­hen und mit­tra­gen. Das ist ein ent­schei­den­der Un­ter­schied. Eine Site­map, die im stil­len Käm­mer­lein ent­steht, wird spä­tes­tens in der Re­view-Pha­se zer­pflückt. Eine Site­map, die im Work­shop er­ar­bei­tet wur­de, hat Buy-in.

Der UX-Work­shop dau­ert ty­pi­scher­wei­se ei­nen gan­zen Tag. Teil­neh­men soll­ten ne­ben dem Pro­jekt­team auch Ver­tre­ter der Ziel­grup­pen, wenn mög­lich. Zu­min­dest aber Per­so­nen, die re­gel­mä­ßig Kun­den­kon­takt ha­ben — Ver­trieb, Sup­port, Ac­count Ma­nage­ment. Die­se Men­schen wis­sen, wel­che Fra­gen Kun­den wirk­lich stel­len. Und die­se Fra­gen be­stim­men die In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur.

Ein häu­fi­ger Feh­ler: Die In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur wird an der Un­ter­neh­mens­struk­tur aus­ge­rich­tet statt an den Nut­zer­be­dürf­nis­sen. „Wir ha­ben drei Ge­schäfts­be­rei­che, also brau­chen wir drei Haupt­na­vi­ga­ti­ons­punk­te.“ Das ist Or­ga­ni­gramm-Na­vi­ga­ti­on. Kun­den den­ken nicht in Ih­ren Ab­tei­lun­gen. Sie den­ken in ih­ren Pro­ble­men. Der UX-Work­shop hilft, die­se Per­spek­ti­ve ein­zu­neh­men — auch wenn es un­be­quem ist.

Der De­sign-Work­shop: Vom Brie­fing zur vi­su­el­len Rich­tung

De­sign ohne Brie­fing ist De­ko­ra­ti­on. Das klingt hart, aber nach sechs Jah­ren in ei­ner Wer­be­agen­tur und zehn Jah­ren ei­ge­ner Agen­tur kann ich das mit Über­zeu­gung sa­gen. Ein De­sign-Work­shop ist kein Ter­min, bei dem der De­si­gner drei Ent­wür­fe zeigt und alle ab­stim­men. Das ist eine Prä­sen­ta­ti­on, kein Work­shop.

Ein ech­ter De­sign-Work­shop — manch­mal auch als De­sign Sprint oder De­sign-Ex­plo­ra­ti­on be­zeich­net — er­ar­bei­tet die vi­su­el­le Rich­tung ge­mein­sam. Wel­che Wer­te soll das De­sign trans­por­tie­ren? Wie wol­len wir wahr­ge­nom­men wer­den — tech­nisch und prä­zi­se oder mensch­lich und nah­bar? Wie ge­hen wir mit dem be­stehen­den Cor­po­ra­te De­sign um — streng nach Gui­de­line oder mit be­wuss­ten Wei­ter­ent­wick­lun­gen für den di­gi­ta­len Raum?

Me­tho­disch ar­bei­ten wir hier oft mit Mood­boards, Style Ti­les und De­sign­prin­zi­pi­en. Mood­boards sind Samm­lun­gen von Re­fe­ren­zen — an­de­re Web­sites, Fo­to­gra­fien, Ty­po­gra­fie, Farb­wel­ten — die eine Stim­mung trans­por­tie­ren. Style Ti­les ge­hen ei­nen Schritt wei­ter: Sie zei­gen kon­kre­te UI-Ele­men­te wie But­tons, Head­lines und Farb­kom­bi­na­tio­nen, ohne ein voll­stän­di­ges Lay­out zu sein. De­sign­prin­zi­pi­en sind kur­ze Leit­sät­ze, die das Team im wei­te­ren Pro­zess als Ent­schei­dungs­hil­fe nutzt. Zum Bei­spiel: „Klar­heit vor Krea­ti­vi­tät“ oder „We­ni­ger Ele­men­te, mehr Weiß­raum.“

Der De­sign-Work­shop dau­ert je nach Kom­ple­xi­tät ei­nen hal­ben bis gan­zen Tag. In man­chen Fäl­len ma­chen wir ei­nen kom­pri­mier­ten De­sign Sprint über zwei bis drei Tage, bei dem am Ende be­reits ein klick­ba­rer Pro­to­typ steht. Das ist be­son­ders sinn­voll, wenn es um eine grund­le­gen­de Neu­aus­rich­tung geht oder wenn das Un­ter­neh­men kein be­stehen­des di­gi­ta­les De­sign­sys­tem hat.

Teil­neh­men soll­ten Mar­ke­ting­lei­tung, even­tu­ell Ge­schäfts­füh­rung und — ganz wich­tig — die Per­so­nen, die spä­ter über das De­sign ent­schei­den. Nichts ist frus­trie­ren­der als ein Work­shop-Er­geb­nis, das da­nach vom Vor­stand kas­siert wird, weil er nicht be­tei­ligt war. Die Run­de darf klein sein, aber die Ent­schei­der müs­sen drin sit­zen.

Der klas­si­sche Feh­ler: „Ma­chen Sie mal, wir ge­ben dann Feed­back.“ Die­ses Vor­ge­hen pro­du­ziert End­los-Schlei­fen. Ver­si­on eins ge­fällt nicht. Ver­si­on zwei ist „schon bes­ser, aber noch nicht ganz“. Ver­si­on drei geht „in die rich­ti­ge Rich­tung“. Bei Ver­si­on sechs ist das Bud­get auf­ge­braucht und alle sind frus­triert. Ein De­sign-Work­shop am An­fang spart drei bis fünf Kor­rek­tur­schlei­fen. Min­des­tens.

Der Tech­nik-Work­shop: CMS, In­te­gra­tio­nen und In­fra­struk­tur

Die tech­ni­sche Ar­chi­tek­tur ei­ner Web­site wird oft zu spät be­spro­chen. Oder gar nicht — dann ent­schei­det die Agen­tur, und das Un­ter­neh­men er­fährt erst im lau­fen­den Be­trieb, war­um die Wahl von Word­Press mit ei­nem Page Buil­der viel­leicht nicht die klügs­te Ent­schei­dung war. Nichts ge­gen Word­Press als Blog­ging-Platt­form. Aber als Ba­sis für eine kom­ple­xe B2B-Platt­form mit Pro­dukt­da­ten­bank, Kun­den­por­tal und Mehr­spra­chig­keit? Da gibt es bes­se­re Op­tio­nen.

Der Tech­nik-Work­shop klärt die tech­ni­schen Rah­men­be­din­gun­gen des Pro­jekts. Wel­ches CMS passt zu den An­for­de­run­gen? Bei hap­py­co­ding ar­bei­ten wir haupt­säch­lich mit Sa­ni­ty und Pay­load CMS — bei­des Head­less-Sys­te­me, die sich naht­los in ein Next.js-Front­end in­te­grie­ren. Aber die CMS-Wahl ist nur ein Teil der Glei­chung.

Wel­che In­te­gra­tio­nen wer­den be­nö­tigt? CRM-An­bin­dung, Mar­ke­ting-Au­to­ma­ti­on, Pro­dukt­in­for­ma­ti­ons­ma­nage­ment, Au­then­ti­fi­zie­rung über Key­cloak, Da­ten­ban­ken via Su­pa­ba­se? Wo wer­den die Da­ten ge­hos­tet — und spielt DSGVO eine Rol­le? In den meis­ten Fäl­len: ja. Wir set­zen da­her auf eu­ro­päi­sches Hos­ting mit Hetz­ner, de­ploy­en über Coo­li­fy und Do­cker und ver­mei­den die Ab­hän­gig­keit von US-Cloud-An­bie­tern, wo im­mer es sinn­voll ist.

Au­to­ma­ti­sie­rung ist ein wei­te­res The­ma, das im Tech­nik-Work­shop auf den Tisch ge­hört. Work­flows mit n8n kön­nen Con­tent-Pro­zes­se, Lead-Rou­ting oder Da­ten­im­por­te au­to­ma­ti­sie­ren. Aber nur, wenn sie von An­fang an mit­ge­dacht wer­den. Nach­träg­lich ein­ge­bau­te Au­to­ma­ti­sie­run­gen sind mög­lich, aber teu­rer und feh­ler­an­fäl­li­ger.

Der Tech­nik-Work­shop rich­tet sich an eine an­de­re Ziel­grup­pe als die an­de­ren For­ma­te. Hier sit­zen idea­ler­wei­se der CTO oder IT-Lei­ter, der Pro­jekt­ma­na­ger auf Un­ter­neh­mens­sei­te und die tech­ni­schen Leads der Agen­tur. Mar­ke­ting­lei­tung ist op­tio­nal — sie muss die tech­ni­schen De­tails nicht ver­ste­hen, aber die Aus­wir­kun­gen auf ihre Ar­beit schon. Dau­er: ein hal­ber Tag bis ein Tag, je nach In­te­gra­ti­ons­tie­fe.

Der größ­te Feh­ler im Tech­nik-Work­shop — oder bes­ser: der größ­te Feh­ler, wenn er nicht statt­fin­det — ist die An­nah­me, dass „die Agen­tur das schon rich­tig ma­chen wird“. Die­se An­nah­me funk­tio­niert bei ei­nem ein­fa­chen Re­launch ei­ner fünf­sei­ti­gen Cor­po­ra­te-Prä­senz. Bei al­lem, was dar­über hin­aus­geht, führt sie zu Über­ra­schun­gen. Und Über­ra­schun­gen in der Tech­nik sind im­mer teu­er.

War­um die meis­ten Agen­tu­ren Work­shops über­sprin­gen — und war­um das nach hin­ten los­geht

Las­sen Sie mich kurz ehr­lich sein. Work­shops sind schwer zu ver­kau­fen. Ein mit­tel­stän­di­scher Ge­schäfts­füh­rer hat ein Bud­get von 80.000 Euro für ei­nen Web­site-Re­launch. Wenn Sie ihm jetzt sa­gen, dass 15.000 da­von für Work­shops drauf­ge­hen, be­vor auch nur ein Pi­xel de­signt ist — dann wird es still am Tisch. „Kön­nen wir das nicht ab­kür­zen?“ Na­tür­lich kön­nen Sie das. Die Fra­ge ist, ob Sie es soll­ten.

Die Rech­nung ist sim­pel. Work­shops kos­ten Zeit und Geld am An­fang des Pro­jekts. Feh­len­de Work­shops kos­ten deut­lich mehr Zeit und Geld am Ende. Jede De­sign­kor­rek­tur in der Ent­wick­lungs­pha­se kos­tet das Fünf­fa­che ei­ner Kor­rek­tur in der Kon­zep­ti­ons­pha­se. Jede struk­tu­rel­le Än­de­rung an der In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur nach dem De­ve­lo­p­ment-Start kos­tet das Zehn­fa­che. Das sind kei­ne abs­trak­ten Zah­len — das ist un­se­re Er­fah­rung aus über hun­dert Pro­jek­ten.

Die meis­ten Agen­tu­ren über­sprin­gen Work­shops aus ei­nem von zwei Grün­den. Ent­we­der sie wol­len das Pro­jekt ge­win­nen und trau­en sich nicht, den Kun­den mit „erst mal Work­shops“ zu kon­fron­tie­ren. Oder sie kön­nen es schlicht nicht — weil Work­shop-Mo­de­ra­ti­on eine Kom­pe­tenz ist, die nicht je­der Pro­jekt­ma­na­ger mit­bringt. Bei­des ist nach­voll­zieh­bar. Bei­des ist kein gu­ter Grund.

Was pas­siert ohne Work­shops? Das Pro­jekt star­tet mit ei­nem Brie­fing-Do­ku­ment, das der Kun­de ge­schickt hat. Die Agen­tur in­ter­pre­tiert es nach bes­tem Wis­sen. Zwei Mo­na­te spä­ter gibt es die ers­ten De­signs. Die Ge­schäfts­füh­rung sagt: „Das hat­ten wir uns an­ders vor­ge­stellt.“ Der Ver­trieb sagt: „Wo ist die Pro­dukt­ver­gleichs­funk­ti­on?“ Die IT sagt: „Das lässt sich mit un­se­rem ERP so nicht in­te­grie­ren.“ Und dann be­ginnt das Pro­jekt ei­gent­lich von vor­ne — nur ohne Bud­get-Re­ser­ve.

Ich habe das dut­zen­de Male ge­se­hen. Wir ha­ben Pro­jek­te über­nom­men, bei de­nen be­reits 60 Pro­zent des Bud­gets ver­brannt wa­ren und das Er­geb­nis nicht nutz­bar war. Nicht weil die Agen­tur schlecht war. Son­dern weil nie ge­mein­sam de­fi­niert wur­de, was ei­gent­lich ge­baut wer­den soll. Work­shops sind die Ver­si­che­rung ge­gen ge­nau die­ses Sze­na­rio. Kei­ne Ga­ran­tie — aber die bes­te Ri­si­ko­mi­ni­mie­rung, die es gibt.

Wel­che Work­shops brau­chen Sie wirk­lich? Eine Ein­ord­nung nach Pro­jekt­grö­ße

Nicht je­des Pro­jekt braucht alle fünf For­ma­te. Ein Start­up mit ei­ner fri­schen Mar­ke und ei­ner kla­ren Vi­si­on braucht viel­leicht kei­nen aus­führ­li­chen Con­tent Au­dit — es gibt schlicht kei­nen be­stehen­den Con­tent. Ein Mit­tel­ständ­ler mit ei­nem eta­blier­ten Cor­po­ra­te De­sign braucht mög­li­cher­wei­se kei­nen De­sign-Work­shop, wenn das be­stehen­de De­sign­sys­tem ein­fach auf die neue Platt­form über­tra­gen wer­den soll.

Für ein klei­nes Pro­jekt — sa­gen wir eine Cor­po­ra­te Web­site mit zehn bis fünf­zehn Sei­ten und ei­nem Bud­get un­ter 30.000 Euro — reicht oft ein kom­bi­nier­ter Work­shop. Ein Tag, an dem Stra­te­gie, Con­tent-Rich­tung und gro­be UX-Struk­tur ge­mein­sam er­ar­bei­tet wer­den. Die tech­ni­schen Fra­gen las­sen sich in ei­nem zwei­stün­di­gen Ter­min klä­ren. Das ist schlank, funk­tio­niert aber, wenn die Aus­gangs­la­ge ei­ni­ger­ma­ßen klar ist.

Für ein mitt­le­res Pro­jekt — Cor­po­ra­te Web­site mit Pro­dukt­be­reich, Blog, Mehr­spra­chig­keit, Bud­get zwi­schen 50.000 und 150.000 Euro — emp­feh­le ich min­des­tens drei se­pa­ra­te Work­shops: Stra­te­gie, UX/IA und Tech­nik. Con­tent und De­sign kön­nen je nach Si­tua­ti­on ei­gen­stän­di­ge Work­shops sein oder in die an­de­ren in­te­griert wer­den. Das hängt da­von ab, wie viel be­stehen­der Con­tent exis­tiert und wie klar das De­sign­brie­fing be­reits ist.

Für ein gro­ßes Pro­jekt — di­gi­ta­le Platt­form mit Kun­den­por­tal, kom­ple­xen In­te­gra­tio­nen, in­ter­na­tio­na­lem Roll­out, Bud­get jen­seits der 200.000 Euro — sind alle fünf For­ma­te Pflicht. Hier geht es nicht mehr um eine Web­site, son­dern um ein di­gi­ta­les Pro­dukt. Und di­gi­ta­le Pro­duk­te brau­chen eine so­li­de Dis­co­very-Pha­se, be­vor die Ent­wick­lung be­ginnt. Wer hier spart, zahlt dop­pelt.

Eine Faust­re­gel, die sich in un­se­rer Pra­xis be­währt hat: Pla­nen Sie zehn bis fünf­zehn Pro­zent des Ge­samt­bud­gets für die Work­shop- und Kon­zep­ti­ons­pha­se ein. Bei ei­nem 100.000-Euro-Pro­jekt sind das 10.000 bis 15.000 Euro für Work­shops, Do­ku­men­ta­ti­on und stra­te­gi­sche Grund­la­gen­ar­beit. Das klingt viel, bis man die Al­ter­na­ti­ve durch­rech­net.

Re­mo­te oder vor Ort? Work­shop­for­ma­te in der hy­bri­den Ar­beits­welt

Seit 2020 ha­ben wir bei hap­py­co­ding so­wohl rein re­mo­te als auch Vor-Ort-Work­shops durch­ge­führt. Die ehr­li­che Ant­wort auf die Fra­ge „Was ist bes­ser?“ lau­tet: Es kommt drauf an. Aber es kommt auf an­de­re Din­ge an, als die meis­ten den­ken.

Re­mo­te-Work­shops funk­tio­nie­ren her­vor­ra­gend für fo­kus­sier­te, gut struk­tu­rier­te For­ma­te. Der Tech­nik-Work­shop ist fast im­mer re­mo­te mach­bar — Bild­schirm tei­len, ge­mein­sam auf Ar­chi­tek­tu­ren schau­en, Ent­schei­dun­gen tref­fen. Auch der Con­tent-Work­shop funk­tio­niert re­mo­te gut, wenn die Teil­neh­mer vor­be­rei­tet sind und der Con­tent Au­dit vor­ab ge­teilt wur­de.

Wo es schwie­ri­ger wird: Stra­te­gie-Work­shops und De­sign-Work­shops pro­fi­tie­ren mas­siv von per­sön­li­cher An­we­sen­heit. In ei­nem Raum ste­hen, Post-its an die Wand kle­ben, Mood­boards phy­sisch aus­dru­cken und ne­ben­ein­an­der le­gen — das hat eine Qua­li­tät, die ein Miro-Board nicht voll­stän­dig er­set­zen kann. Nicht weil die Tools schlecht wä­ren, son­dern weil die Dy­na­mik eine an­de­re ist. Men­schen den­ken an­ders, wenn sie phy­sisch zu­sam­men sind. Sie sind mu­ti­ger, di­rek­ter, krea­ti­ver.

Für mit­tel­stän­di­sche B2B-Un­ter­neh­men emp­feh­le ich eine prag­ma­ti­sche Mi­schung. Den Stra­te­gie-Work­shop vor Ort — idea­ler­wei­se in den Räu­men des Kun­den, da­mit wir als Agen­tur auch die Un­ter­neh­mens­kul­tur spü­ren und ver­ste­hen. Den UX-Work­shop kann man hy­brid ma­chen: ei­nen Vor-Ort-Tag für die Er­ar­bei­tung, ge­folgt von ei­nem Re­mo­te-Ter­min für die Ver­fei­ne­rung. Tech­nik und Con­tent kön­nen in den meis­ten Fäl­len kom­plett re­mo­te statt­fin­den.

Ein prak­ti­scher Vor­teil von Re­mo­te-Work­shops, der oft über­se­hen wird: Die Do­ku­men­ta­ti­on ist ein­fa­cher. Miro-Boards, ge­mein­sa­me Do­ku­men­te, auf­ge­zeich­ne­te Ses­si­ons — al­les di­gi­tal, al­les durch­such­bar, al­les teil­bar. Bei Vor-Ort-Work­shops muss je­mand die Post-its ab­fo­to­gra­fie­ren und die Er­geb­nis­se nach­träg­lich di­gi­ta­li­sie­ren. Das pas­siert in der Rea­li­tät oft nur halb­her­zig. Die bes­te Er­kennt­nis nützt nichts, wenn sie auf ei­nem Post-it klebt, das nach dem Work­shop im Pa­pier­korb lan­det.

Was bei Re­mo­te-Work­shops ent­schei­dend ist: kür­ze­re Ses­si­ons. Ein ganz­tä­gi­ger Re­mo­te-Work­shop ist Fol­ter für alle Be­tei­lig­ten. Vier Stun­den am Stück sind das Ma­xi­mum. Bes­ser: Zwei Blö­cke à drei Stun­den mit ei­ner Stun­de Pau­se da­zwi­schen. Oder zwei hal­be Tage an zwei auf­ein­an­der­fol­gen­den Ta­gen. Das gibt den Teil­neh­mern Zeit, das Er­ar­bei­te­te sa­cken zu las­sen, und der zwei­te Block pro­fi­tiert von den Über­nacht-Er­kennt­nis­sen.

Der rich­ti­ge Ab­lauf: Work­shops als Pro­zess, nicht als Event

Ein Work­shop al­lei­ne ver­än­dert nichts. Was zählt, ist der Pro­zess drum­her­um. Vor­be­rei­tung, Durch­füh­rung, Nach­be­rei­tung — die­se drei Pha­sen sind gleich wich­tig. Und die Nach­be­rei­tung wird am häu­figs­ten ver­nach­läs­sigt.

Vor­be­rei­tung be­deu­tet: Die rich­ti­gen Fra­gen vor­ab stel­len. Teil­neh­mer brie­fen. Be­stehen­des Ma­te­ri­al sich­ten. Wenn es ei­nen Con­tent Au­dit ge­ben soll, dann wird der nicht im Work­shop ge­macht — der wird vor­her ge­macht und im Work­shop be­spro­chen. Wenn tech­ni­sche An­for­de­run­gen dis­ku­tiert wer­den sol­len, dann braucht die IT vor­her eine Lis­te der be­stehen­den Sys­te­me und Schnitt­stel­len.

Nach­be­rei­tung be­deu­tet: In­ner­halb von drei Ar­beits­ta­gen ein sau­be­res Er­geb­nis­do­ku­ment lie­fern. Nicht zwan­zig Sei­ten — son­dern ein kla­res, hand­lungs­ori­en­tier­tes Do­ku­ment mit Ent­schei­dun­gen, of­fe­nen Punk­ten und nächs­ten Schrit­ten. Die­ses Do­ku­ment wird von al­len Teil­neh­mern frei­ge­ge­ben. Erst dann geht es wei­ter. Das kos­tet ei­nen hal­ben Tag Ar­beit pro Work­shop. Aber es ver­hin­dert das ge­fürch­te­te „Das hat­ten wir doch an­ders be­spro­chen“ drei Mo­na­te spä­ter.

Die Rei­hen­fol­ge der Work­shops ist nicht be­lie­big. Stra­te­gie kommt im­mer zu­erst — ohne kla­re Zie­le ma­chen alle an­de­ren Work­shops kei­nen Sinn. Con­tent und UX kön­nen par­al­lel lau­fen oder auf­ein­an­der fol­gen, je nach Pro­jekt­struk­tur. De­sign kommt nach UX, weil die In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur das De­sign be­ein­flusst, nicht um­ge­kehrt. Tech­nik kann re­la­tiv früh statt­fin­den — idea­ler­wei­se par­al­lel zum UX-Work­shop, da­mit tech­ni­sche Ein­schrän­kun­gen früh be­kannt sind.

Zwi­schen den Work­shops soll­ten min­des­tens ein bis zwei Wo­chen lie­gen. Das gibt Zeit für die Nach­be­rei­tung des vor­he­ri­gen und die Vor­be­rei­tung des nächs­ten Work­shops. Eine Work­shop-Wo­che, in der alle For­ma­te hin­ter­ein­an­der weg durch­ge­zo­gen wer­den, klingt ef­fi­zi­ent. Ist es aber nicht. Die Er­geb­nis­se lei­den, weil nie­mand Zeit hat, das Er­ar­bei­te­te zu ver­ar­bei­ten.

Work­shops sind kein Lu­xus — sie sind die güns­tigs­te Pha­se des Pro­jekts

Am Ende geht es um eine ein­fa­che Er­kennt­nis: Die Work­shop-Pha­se ist die güns­tigs­te Pha­se ei­nes Web­site-Pro­jekts. Nicht in ab­so­lu­ten Zah­len — aber ge­mes­sen an ih­rem Ein­fluss auf das Er­geb­nis. In die­ser Pha­se kön­nen Sie Rich­tungs­ent­schei­dun­gen tref­fen, die spä­ter Zehn­tau­sen­de Euro an Kor­rek­tu­ren spa­ren. Sie kön­nen Miss­ver­ständ­nis­se auf­de­cken, be­vor sie zu Fehl­ent­wick­lun­gen wer­den. Sie kön­nen alle Be­tei­lig­ten auf eine Li­nie brin­gen, be­vor die ers­te Zei­le Code ge­schrie­ben wird.

Wer Work­shops als op­tio­na­len Lu­xus be­trach­tet, hat noch nie ein Pro­jekt er­lebt, das ohne sie ent­gleist ist. Wer sie ein­mal rich­tig ge­macht hat, macht da­nach kein Pro­jekt mehr ohne. Das ist mei­ne Er­fah­rung nach zehn Jah­ren Agen­tur­ar­beit. Und es ist der Rat, den ich je­dem CTO, je­dem Pro­dukt­ma­na­ger und je­der Mar­ke­ting­lei­tung gebe, die ein Web­site-Pro­jekt plant: In­ves­tie­ren Sie in den An­fang. Der Rest wird ein­fa­cher.

Wenn Sie un­si­cher sind, wel­che Work­shops Ihr Pro­jekt braucht — oder ob es über­haupt Work­shops braucht: Spre­chen Sie uns an. Wir schau­en uns Ihre Si­tua­ti­on an und ge­ben eine ehr­li­che Ein­schät­zung. Manch­mal reicht ein hal­ber Tag. Manch­mal braucht es eine voll­stän­di­ge Dis­co­very-Pha­se. Aber es lohnt sich. Im­mer.

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