Individualsoftware für den Mittelstand: Excel-Listen und Alt-Tools ablösen, Prozesse digitalisieren

Ein MVP mit einem Kernprozess, Login und erstem Workflow liegt bei uns zwischen 8.000 und 20.000 Euro — der übliche DACH-Markteinstieg beginnt bei 20.000 bis 40.000 Euro. Eine vollständige B2B-Webapp mit Rollen, Integrationen und Reporting kostet 20.000 bis 60.000 Euro. Die Differenz kommt aus KI-gestützter Entwicklung mit Senior-Verantwortung. Pauschalpreise vor der Anforderungsklärung nennen wir nicht; komplexe Plattformen kalkulieren wir als Festpreis nach der Discovery.

Faustregel 2026: Standardsoftware für Austauschbares, Individualentwicklung für Prozesse, die Ihr Geschäft differenzieren. Wenn Ihr Team ein SaaS-Tool nur mit Workarounds betreibt, ist das ein deutliches Signal. Rechnen Sie außerdem die Skalierung: SaaS-Kosten wachsen über Seats, Storage und API-Limits oft um das Drei- bis Fünffache, und ab 50 bis 100 Nutzern hat Individualsoftware über fünf Jahre häufig die niedrigere TCO. Wir machen diese Rechnung offen mit Ihnen — auch wenn SaaS gewinnt.

Eine Website kommuniziert: Sie informiert, präsentiert und generiert Leads — ohne Login. Eine Web-App handelt: Nutzer melden sich an, erfassen Daten und lösen Prozesse aus; typische Beispiele sind interne Verwaltungstools, Buchungs- und Genehmigungssysteme und SaaS-Produkte. Sie läuft im Browser — keine Installation, keine App-Store-Freigabe, Updates täglich ausrollbar. Eine Mobile App wird nativ für iOS oder Android gebaut und lohnt sich vor allem bei Offline-Betrieb oder Hardware-Zugriff. Wir entwickeln ausschließlich browserbasierte B2B-Webapps.

Ein MVP mit einem Kernprozess ist in sechs bis zwölf Wochen produktiv. Eine vollständige B2B-Webapp mit Rollenmodell, Integrationen und Reporting braucht drei bis sechs Monate — iterativ, mit nutzbaren Zwischenständen statt eines Big-Bang-Launches. Entscheidend ist weniger die Technik als die Klarheit der Anforderungen; dafür gibt es den Discovery-Workshop am Anfang. Scope-Änderungen sind normal — ihre Auswirkung auf Zeit und Budget halten wir fest, bevor wir umsetzen.

Weil Tabellen als Datenbankersatz messbar fehleranfällig sind: In den Meta-Analysen von Ray Panko enthielten 88 Prozent der auditierten Spreadsheets Fehler, bei einer Zell-Fehlerrate von rund fünf Prozent. Dazu kommen fehlende Rollen und Rechte, keine Änderungshistorie und unkontrollierte Dateikopien per E-Mail. Für Einzelnutzer-Listen ohne Prozesslogik bleibt Excel in Ordnung — geschäftskritische, geteilte Prozesse gehören in eine Anwendung mit Validierung, Rechten und Audit-Trail.

Der Quellcode gehört vollständig Ihnen — strukturiert übergeben, dokumentiert, auf Open-Source-Technologien ohne proprietäre Abstraktionsschichten. Nach dem Launch wählen Sie das Betriebsmodell frei: Retainer, punktuelle Beauftragung auf Anfrage oder Übernahme durch ein internes Team beziehungsweise einen anderen Dienstleister — wir stehen dabei nicht im Weg. Nur eines empfehlen wir unabhängig vom Modell: sicherheitsrelevante Updates nicht dem Zufall überlassen, besonders wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Viele Kunden bleiben trotzdem — als freie Entscheidung, nicht als Lock-in.

DSGVO ist bei uns eine Architekturentscheidung, keine Checkliste am Projektende: EU-Hosting auf Hetzner-Infrastruktur ohne Cloud-Act-Risiko, Datensparsamkeit im Datenmodell, Zugriffsrechte technisch durchgesetzt statt nur dokumentiert. Für Identity und Access setzen wir Keycloak ein — Mehrfaktor-Authentifizierung, SSO und granulare Rollen sind Standard, dazu Eingabevalidierung, Schutz vor SQL-Injection und XSS sowie regelmäßige Dependency-Updates. Auf Wunsch arbeiten wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen und liefern die Dokumentation fürs Verarbeitungsverzeichnis; bei erhöhten Anforderungen empfehlen wir externe Sicherheitsaudits.

Ja — das ist der Normalfall, kaum ein Projekt startet bei null. Wir binden ERP, CRM, Buchhaltung und Bestandsdatenbanken über REST, GraphQL, Webhooks, LDAP und OAuth an; vorhandene Daten lassen sich migrieren oder live spiegeln. Was wir nicht tun: Integrationen zusagen, bevor wir die Dokumentation der Gegenseite gesehen haben. Manche Systeme sind gut integrierbar, andere nicht — das sagen wir Ihnen vor dem Projekt, nicht mittendrin.

Wenn der Prozess ein Commodity ist — Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail-Marketing, Standard-CRM —, ist ein SaaS-Abo fast immer die bessere Wahl: schneller live, laufend weiterentwickelt, bei kleinen Teams günstiger. Für Einzelnutzer-Listen ohne Prozesslogik reicht Excel. Individualsoftware lohnt sich für Prozesse, die Ihr Geschäft differenzieren und die kein Standardtool abbildet. Diese Grenze ziehen wir im Erstgespräch ehrlich — auch wenn uns das den Auftrag kostet.

Ja. In Brandenburg fördert BIG-Digital Digitalisierungsprojekte — von der Prozessdigitalisierung bis zur Implementierung — mit Zuschüssen von bis zu 250.000 Euro; andere Bundesländer haben vergleichbare Programme. Wichtig: Der Antrag muss vor Projektbeginn gestellt werden. Wir liefern die technische Projektbeschreibung und Kostenschätzung für den Antrag zu und strukturieren das Vorhaben so, dass es förderfähig bleibt.