Kundenportal entwickeln lassen: Self-Service, der Ihren Support entlastet und zum Vertriebskanal wird

Ein Portal-MVP mit Keycloak-Login und ersten Self-Service-Funktionen liegt bei 8.000–20.000 €. Ein vollständiges Kundenportal mit Rollen, Firmenkonten und erster ERP-Anbindung kostet 20.000–60.000 €, eine mandantenfähige Portal-Plattform mit mehreren Integrationen 60.000–150.000 €. Alle Spannen sind netto und stammen aus realen Projekten. Welche Klasse Ihr Vorhaben trifft — und ob sich Eigenentwicklung überhaupt rechnet — klären wir in einer vorgeschalteten Discovery.

Das hängt von der ERP-Tiefe ab. Wenn Standard-Support ohne tiefe Integration reicht, kaufen Sie SaaS wie Zendesk und sparen sich die Entwicklung — das sagen wir auch, wenn es uns Umsatz kostet. Individuell entwickeln lohnt sich, wenn Kunden Aufträge, Rechnungen und Dokumente direkt aus Ihren Systemen abrufen sollen und SaaS-Kosten bei Skalierung um Faktor 3–5 wachsen würden. Oft ist ein Hybrid der pragmatische Weg.

Ein Portal-MVP mit Login und ersten Self-Service-Funktionen ist bei uns in 6–12 Wochen live. So validieren Sie den Business Case am echten Nutzerverhalten, bevor die größere Investition in Rollenmodell und ERP-Anbindung fällt. Vollständige Portale mit Schnittstellen dauern entsprechend länger; den konkreten Zeitplan legen wir in der Discovery fest, die jedem Projekt vorgeschaltet ist.

Über Schnittstellen, die Aufträge, Rechnungen und Stammdaten aus ERP oder CRM ins Portal holen — je nach System per API, Middleware oder Synchronisation. Das Portal kann dabei als moderne Schicht vor einem Legacy-ERP stehen: Ihre Kunden arbeiten mit einer zeitgemäßen Oberfläche, während das Kernsystem unangetastet bleibt. Welche Systeme Sie einsetzen und welche Integrationstiefe nötig ist, prüfen wir in der Discovery.

Beide sind Open Source und laufen auf EU-Infrastruktur, die Sie kontrollieren — ohne Lizenzkosten, die mit Nutzerzahlen skalieren, und ohne Datentransfer in Drittländer. Keycloak übernimmt SSO, Rollen und Firmenkonten, Supabase liefert Datenbank und Mandantentrennung per Row Level Security. Der Wunsch nach europäischen Anbietern ist messbar: 82 % der deutschen Unternehmen wünschen sich laut Bitkom 2025 Hyperscaler aus Deutschland oder Europa.

Eine Website informiert und generiert Leads — ohne Login. Eine Web-App bildet Prozesse ab, meist für Ihre eigenen Mitarbeiter. Ein Kundenportal ist technisch eine Web-App, aber die Nutzer sind Ihre externen Kunden: Sie melden sich an und erledigen Anliegen selbst, die sonst über E-Mail und Telefon laufen. Entscheidend ist also der Use Case, nicht die Technik — danach richtet sich auch die ROI-Logik.

Die Infrastruktur des Open-Source-Stacks kostet 20–50 € pro Monat, hochverfügbar 150–400 €. Dazu kommen 2–5 Stunden Betrieb pro Monat à ca. 120 €/h für Monitoring, Updates und Supabase-/Keycloak-Pflege. Über drei Jahre liegt der TCO des Stacks bei 40.000–80.000 € — offengelegt in unserem Blog. Weiterentwicklung per Retainer kostet 4.000–12.000 € monatlich, als planbare Alternative zur eigenen Senior-Stelle.