Website, Web-App oder Portal? Was Sie wirklich brauchen — und was es kostet

Schreiben Sie „Website mit Kundenlogin“ in eine Ausschreibung, und Sie bekommen Angebote, die um den Faktor zehn auseinanderliegen — und keines davon ist falsch kalkuliert. Der Grund: Hinter Website, Web-App und Kundenportal stecken drei verschiedene Produktklassen mit eigener Budgetlogik, eigenem Betriebsaufwand und eigenem Erfolgsmaßstab. Wer die Begriffe im Lastenheft vermischt, vergleicht Angebote, die nicht dasselbe Produkt beschreiben — und entscheidet am Ende über den Preis statt über die Sache.

Dieser Ratgeber zieht die Grenzen so, wie wir sie in Projekten ziehen: nicht über Technik — technisch ist ein Kundenportal eine Web-App, und beide laufen wie eine Website im Browser —, sondern über die drei Kriterien, die Budget und Team tatsächlich bestimmen: Wer nutzt das System, was soll es ersetzen, und woher kommen die Daten?

Die drei Klassen unterscheiden sich weniger im ersten Angebotspreis als in dem, was danach kommt. Eine Website ist nach dem Launch ein Redaktionsthema: Inhalte pflegen, Suchmaschinen-Sichtbarkeit ausbauen, gelegentlich weiterentwickeln. Eine Web-App ist Software mit Roadmap: Sie lebt von Weiterentwicklung, braucht Betrieb, Monitoring und jemanden, der dafür Verantwortung trägt. Ein Kundenportal hat zusätzlich eine Integrationsschicht zu ERP oder CRM, die mitgepflegt werden muss, wenn sich die Bestandssysteme ändern — und externe Nutzer, die an Verfügbarkeit und Sicherheit dieselben Erwartungen stellen wie an jede professionelle Software.

Dazu kommt der häufigste Etikettenfehler, den wir in Ausschreibungen sehen: „Portal“ als Sammelbegriff für alles mit Login. Ein Intranet ist kein Kundenportal. Ein internes Auftragstool ist kein Kundenportal. Das ist keine Wortklauberei: Interne Werkzeuge werden über Prozesskosten gerechtfertigt, Kundenportale über Support-Entlastung und Umsatz — zwei verschiedene Business Cases mit verschiedenen Stakeholdern, Budgettöpfen und Erfolgskriterien.

Eine Website ist öffentlich. Jeder darf sie sehen, niemand loggt sich ein. Ihr Ziel ist Sichtbarkeit: gefunden werden, Vertrauen aufbauen, Anfragen erzeugen. Die Inhalte kommen aus einem CMS, gepflegt vom Marketing, und der Erfolg wird in Rankings, Anfragen und Conversion gemessen. Das klingt banal, hat aber eine wichtige Konsequenz: Eine Website ist ein Marketing-Asset, kein Prozesswerkzeug. Formulare, ein Rechner oder ein geschützter Downloadbereich machen daraus noch keine Web-App — entscheidend ist, ob jemand darin arbeitet. Wenn Ihr Engpass Sichtbarkeit und Leadgewinnung ist, brauchen Sie keine Software-Entwicklung, sondern eine gute Website. Das ist die günstigste der drei Antworten, und es ist keine Verlegenheitslösung.

Eine Web-App hat einen geschlossenen Nutzerkreis, der darin arbeitet — in der Regel Ihre eigenen Mitarbeiter, manchmal Partner. Login, Rollen und Rechte sind Pflicht, die Daten liegen in einer eigenen Datenbank, und das Ziel ist ein Prozess: Excel-Listen ablösen, ein Insel-Tool ersetzen, einen Ablauf digital abbilden, den es als Standardsoftware nicht gibt. Der Erfolg wird nicht in Besuchern gemessen, sondern in Prozesszeit, Fehlerquote und abgelösten Werkzeugen. Ein ehrlicher Zwischenschritt gehört dazu: Bevor Sie eine Web-App beauftragen, prüfen Sie, ob Standardsoftware den Prozess abdeckt. Individualentwicklung lohnt erst, wenn der Prozess Ihr Differenzierungsmerkmal ist oder Standardlösungen an Ihren Datenflüssen scheitern.

Ein Kundenportal ist technisch eine Web-App — aber die Nutzer sind nicht Ihre Mitarbeiter, sondern Ihre externen Bestandskunden. Sie loggen sich ein, um Dinge selbst zu erledigen, für die heute E-Mail und Telefon nötig sind: Auftragsstatus prüfen, Rechnungen abrufen, Tickets stellen, nachbestellen. Daraus folgt eine andere ROI-Logik: Der Wert entsteht nicht durch schnellere interne Prozesse, sondern durch entlasteten Support und Self-Service als Vertriebskanal. Im B2B heißt das konkret: Firmenkonten, in denen mehrere Personen mit unterschiedlichen Rechten arbeiten, Single Sign-on und sauber getrennte Mandanten. Und es gibt eine harte technische Konsequenz: Ohne Anbindung an ERP oder CRM bleibt das Portal leer — Auftrags- und Rechnungsdaten leben in Ihren Bestandssystemen, nicht im Portal.

Für die Abgrenzung im Alltag reichen sechs Zeilen. Die Kostenspannen sind unsere publizierten Preisanker — keine Marktdurchschnitte und keine „ab“-Lockpreise.

Stand: Juli 2026. Alle Preise netto. Kostenspannen sind publizierte happycoding-Preisanker, keine Marktdurchschnitte.

In Erstgesprächen klären wir die Produktklasse mit drei Fragen — meistens in weniger als zehn Minuten.

Erstens: Wer loggt sich ein? Niemand — dann ist es eine Website, egal wie umfangreich sie wird. Ihre eigenen Mitarbeiter — dann ist es eine Web-App. Ihre Kunden — dann sprechen Sie über ein Portal, und ab diesem Punkt gelten Portal-Regeln: Firmenkonten mit mehreren Nutzern, Rollen- und Freigabemodelle, im B2B fast immer SSO.

Zweitens: Was soll das System ersetzen? Eine Broschüre, den Messeauftritt, eine veraltete Selbstdarstellung — Website. Excel-Tabellen, E-Mail-Pingpong zwischen Abteilungen, ein Insel-Tool — Web-App. Die Telefon- und E-Mail-Anfragen Ihrer Kunden an Vertrieb und Service — Kundenportal. Diese Frage entlarvt die meisten Fehletiketten: Ein „Portal“, das nur interne Sachbearbeitung digitalisiert, ist eine Web-App und sollte auch so kalkuliert und gerechtfertigt werden.

Drittens: Woher kommen die Daten? Aus einem CMS, gepflegt vom Marketing — Website. Aus einer eigenen Datenbank, die mit dem System entsteht — Web-App. Aus Ihrem ERP oder CRM — Kundenportal. Im dritten Fall ist die Integrationsfrage wichtiger als das Frontend: Wie Portale per SSO und Schnittstellen an Bestandssysteme andocken, haben wir im Beitrag zur SSO- und ERP-Anbindung von Kundenportalen beschrieben.

Die Website-Frage ist meist eine Qualitätsfrage — die Portal-Frage ist inzwischen eine Erwartungsfrage. Schon in einer 2019 via Statista publizierten Microsoft-Umfrage gaben 88 Prozent der Kunden an, von Marken ein Online-Self-Service-Portal zu erwarten. Im B2B ist die Entwicklung seither deutlicher geworden: Laut Gartner Sales Survey (erhoben August/September 2025, publiziert März 2026) bevorzugen 67 Prozent der B2B-Käufer ein Kauferlebnis ohne Vertriebsmitarbeiter — eine im Juni 2025 publizierte Gartner-Erhebung lag noch bei 61 Prozent. Der Sana Commerce B2B Buyer Report 2025 — mit deutschen Einkäufern im Sample — wird konkreter: 73 Prozent der B2B-Käufer bevorzugen den Online-Kauf, 75 Prozent erwägen wegen schlechter digitaler Experience den Lieferantenwechsel, und 40 Prozent nennen fehlende Transparenz zu Beständen und Lieferterminen als größte Frustration — exakt die Information, die ein Portal aus dem ERP heraus beantwortet. Und Gartner erwartet (August 2025), dass Self-Service und Live-Chat bis 2027 Telefon und E-Mail als meistgenutzte Servicetechnologien überholen.

Ehrlicherweise: Erwartung ist noch kein Business Case. Ob sich ein Portal für Ihre Kundenstruktur rechnet — und wann es schlicht keinen Case gibt —, haben wir im Beitrag zum Business Case des Kundenportals durchgerechnet. Wenn Sie wenige Kunden mit seltenen, individuellen Vorgängen betreuen, ist ein Portal die falsche Investition, egal was Umfragen sagen.

Weg 1: Website. Wenn niemand sich einloggt und das Ziel Sichtbarkeit und Anfragen sind, ist eine professionelle Unternehmenswebsite die richtige — und günstigste — Antwort. Die Kosten hängen stark von Umfang, CMS und Content-Arbeit ab; die publizierten Spannen und Preistreiber haben wir im Kostenratgeber für Unternehmenswebsites 2026 aufgeschlüsselt. Wichtigster Rat: Kaufen Sie hier kein Login-Feature „auf Vorrat“ — es verteuert das Projekt und wird später ohnehin als eigene Anwendung neu gebaut.

Weg 2: Web-App. Arbeiten eigene Mitarbeiter im System, sind Sie bei Individualsoftware — unserer Webapp-Entwicklung. Die publizierten Anker: 8.000 bis 20.000 Euro für einen MVP, 20.000 bis 60.000 Euro für eine vollständige Webapp mit Authentifizierung und Rollen. Der ROI wird intern gerechnet — Prozessstunden, Fehlerkosten, abgelöste Lizenzen — und genau an dieser Rechnung sollte das Lastenheft hängen, nicht an einer Feature-Liste.

Weg 3: Kundenportal. Loggen sich Ihre externen Kunden ein und der Kern ist Self-Service mit ERP-Anbindung, sind Sie beim Kundenportal entwickeln lassen — mit publizierten Ankern: 8.000 bis 20.000 Euro für ein Portal-MVP mit Login und ersten Self-Service-Funktionen, 20.000 bis 60.000 Euro mit Rollen, Firmenkonten und erster ERP-Anbindung, 60.000 bis 150.000 Euro für Portal-Plattformen mit mehreren Mandanten oder Marken. Unsere Empfehlung ist fast immer der MVP-Einstieg: mit ein bis zwei Self-Service-Funktionen live gehen und den Business Case am echten Nutzerverhalten prüfen, bevor die große Ausbaustufe beauftragt wird.

Der Sonderfall: Es existiert schon ein System. Wenn bereits ein Altportal, ein gewachsenes Intranet oder ein Legacy-System da ist, lautet die Frage nicht „Website, Web-App oder Portal?“, sondern „ablösen, ausbauen oder eine moderne Schicht davorsetzen?“ — das ist ein Fall für die Software-Modernisierung. Der häufigste Teilfall in unserer Praxis: Das Legacy-ERP bleibt unangetastet, und ein neues Portal entsteht als moderne Schicht davor.

Wenn Sie gerade ein Lastenheft schreiben oder Angebote vergleichen, die nicht vergleichbar wirken: Beantworten Sie die drei Fragen aus dem Praxistest schriftlich — Nutzerkreis, ersetzter Prozess, Datenquelle — und ordnen Sie Ihr Vorhaben einer der drei Klassen zu, bevor Sie über Preise sprechen. Wenn Sie eine zweite Meinung wollen: In einem kostenlosen 30-Minuten-Gespräch sagen wir Ihnen, welche Produktklasse Ihr Vorhaben ist und welche Preisspanne realistisch ist — auch dann, wenn die Antwort lautet: Eine gute Website reicht, sparen Sie sich die Software-Entwicklung.