Software entwickeln lassen: Warum du für dieselbe Anforderung 15.000 und 150.000 Euro angeboten bekommst

Die Spreizung publizierter deutscher Preisrahmen für dieselbe Projektklasse reicht von 15.000 bis 150.000 Euro. Die Stundensätze erklären davon nur Faktor 2,6, der Rest ist unausgesprochener Leistungsumfang. Wer Angebote vergleichbar machen will, definiert vorher Integrationen, Rollenkonzept, Migration, Abnahme und Betrieb – statt den Stundensatz zu verhandeln. Die laufenden Kosten unterschätzt du dabei am leichtesten.
15 Min. LesezeitMatthias RadscheitMatthias Radscheit
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TL;DR

Die Spreizung publizierter deutscher Preisrahmen für dieselbe Projektklasse reicht von 15.000 bis 150.000 Euro. Die Stundensätze erklären davon nur Faktor 2,6, der Rest ist unausgesprochener Leistungsumfang. Wer Angebote vergleichbar machen will, definiert vorher Integrationen, Rollenkonzept, Migration, Abnahme und Betrieb – statt den Stundensatz zu verhandeln. Die laufenden Kosten unterschätzt du dabei am leichtesten.

  • Publizierte deutsche Preisrahmen für dieselbe Projektklasse reichen von 15.000 bis 150.000 Euro (Faktor 10), die publizierten Stundensätze aber nur von 70 bis 180 Euro (Faktor 2,6): Rund drei Viertel der Spreizung sind Leistungsumfang, nicht Preis.
  • Das Statistische Bundesamt misst für Softwareentwicklung und -programmierung 2025 eine Preisveränderung von 0,8 Prozent. Die Angebotsspreizung kommt nachweislich nicht aus dem Markt.
  • Ein Angebot ohne die Liste dessen, was nicht enthalten ist, ist kein Angebot, sondern ein Einstiegspreis.
  • Festpreis ist nicht sicherer, er verschiebt Risiko: Ungeklärte Anforderungen bezahlst du im Risikoaufschlag doppelt.
  • Ob Werk- oder Dienstvertrag gilt, entscheidet die Vertragsgestaltung, nicht die agile Methodik. Monatliche Beauftragung und Ratenzahlung können als konkludente Abnahme gelten (OLG Frankfurt, 5 U 152/16).
  • Franz Lehner (Universität Passau, 2021) hält die kolportierten 60 bis 70 Prozent Wartungsanteil für zu hoch gegriffen und geht von einem Kostenblock im Bereich von 30 bis 40 Prozent der jährlichen Softwarekosten aus.

Dieselbe Anforderung, drei Angebote: 15.000, 48.000 und 150.000 Euro

Du schickst dieselbe Anforderungsbeschreibung an drei Anbieter und bekommst 15.000 Euro, 48.000 Euro und 150.000 Euro zurück. Kein Angebot enthält einen Rechenfehler, jedes ist in sich schlüssig. Und keines lässt sich aus dem Dokument heraus daraufhin beurteilen, ob es die Software beschreibt, die du tatsächlich gemeint hast.

Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Genau an dieser Stelle fällt im Mittelstand die teuerste Entscheidung eines Softwareprojekts: blind, auf Basis von drei Dokumenten, die nicht dasselbe beschreiben. Wir haben für diesen Text die veröffentlichten Preislisten des deutschen Wettbewerbsfelds nebeneinandergelegt und nachgerechnet, wie viel davon der Stundensatz überhaupt erklärt. Am Ende stehen elf Fragen, die du neben dein Angebots-PDF legen kannst.

Vorab zur Datenbasis: Wir haben im Juli 2026 die deutschen Seiten verglichen, die zu «Software entwickeln lassen Kosten» und «Individualsoftware Kosten» in Google ranken. Ihre veröffentlichten Preisrahmen haben wir nebeneinandergestellt. Das Ergebnis sagt mehr über den Markt aus als jede dieser Seiten für sich.

Für dieselbe Projektklasse, jeweils ausdrücklich als «mittel» etikettiert, nennt koch.engineer 15.000 bis 50.000 Euro. xmethod.de gibt für ein «mittleres Projekt/MVP» dieselbe Spanne an. kopfundbyte.de veranschlagt für «mittlere Softwarelösungen» dagegen 50.000 bis 150.000 Euro und für komplexe Plattformen 150.000 bis 500.000 Euro. digital-experts.com beziffert eine Webanwendung mit rund 50.000 Euro und lässt die komplexe Anwendung bei 100.000 Euro beginnen. bytefront.de setzt Unternehmenssoftware bei 50.000 bis über 100.000 Euro an. Zwischen der publizierten Untergrenze eines ernstzunehmenden Projekts und der publizierten Obergrenze derselben Kategorie liegt Faktor 10 – zwischen Anbietern, die alle auf derselben Suchergebnisseite stehen.

Jetzt die zweite Rechnung, die im Feld niemand macht. Dieselben Anbieter veröffentlichen auch ihre Stundensätze: kopfundbyte.de 70 bis 150 Euro je nach Seniorität, xmethod.de 90 bis 150 Euro für Agenturen und bis 180 Euro für Senior Consultants, bytefront.de 70 bis 140 Euro nach Disziplin, digital-experts.com 120 bis 180 Euro. Von 70 auf 180 Euro sind es Faktor 2,6.

Der Stundensatz erklärt damit höchstens ein Viertel der Preisspreizung. Der Rest, grob Faktor vier, ist Leistungsumfang. Über den hat niemand gesprochen.

Dass die Differenz nicht aus dem Markt kommt, lässt sich amtlich belegen. Das Statistische Bundesamt weist für 2025 bei den Erzeugerpreisen für Dienstleistungen im Bereich Softwareentwicklung und -programmierung eine Veränderung von 0,8 Prozent gegenüber dem Vorjahr aus, für Information und Kommunikation insgesamt 1,6 Prozent. Wer dir erklärt, sein Preis liege an gestiegenen Marktpreisen, argumentiert gegen die amtliche Statistik.

Der theoretische Rahmen dafür ist über vierzig Jahre alt. Barry Boehm beschrieb 1981, was heute Cone of Uncertainty heißt: Aufwandsschätzungen vor der Anforderungserhebung liegen um den Faktor vier nach oben wie nach unten daneben, zusammen eine Spannweite von Faktor 16. Boehms ursprüngliche Quantifizierung war eine Experteneinschätzung, keine Messreihe. Empirisch an Projektdaten geprüft wurde das Modell erst später, die Größenordnung hat sich gehalten. Übersetzt heißt das: Solange deine Anforderungen nicht erhoben sind, ist die Spreizung der Angebote kein Anbieterproblem. Sie ist die mathematisch erwartbare Folge deiner Anfrage.

Nicht der Stundensatz erzeugt die Differenz, sondern die Annahme, die jeder Anbieter beim Lesen deiner Anfrage stillschweigend getroffen hat.

Die acht Kostentreiber, die die Differenz tatsächlich erklären

Der Reihe nach: Acht Größen bewegen den Preis eines Softwareprojekts. Sie sind unterschiedlich teuer, und vor allem sind sie unterschiedlich teuer zu ändern.

Anforderungsklarheit ist der größte Hebel und zugleich der billigste. Eine Anfrage, die den Prozess beschreibt statt die gewünschte Software, zwingt jeden Anbieter zur Auslegung – und jede Auslegung ist eine andere Zahl. Schreib deshalb statt «wir brauchen ein Portal» auf, welche Rolle welchen Schritt in welcher Reihenfolge auslöst. Das verengt die Spreizung deiner Angebote, bevor das erste davon geschrieben ist. Aufwand dafür: zwei Nachmittage.

Integrationen sind der am häufigsten unterschätzte Posten, und zwar wegen einer einzigen Unterscheidung: lesend oder schreibend. Daten aus einem ERP auslesen und anzeigen ist überschaubar. Daten in ein ERP zurückschreiben bedeutet Fehlerbehandlung, Wiederanlauflogik und Idempotenz, also die Zusicherung, dass dieselbe Nachricht zweimal verarbeitet trotzdem nur eine Buchung erzeugt. Dazu kommen Abstimmung mit dem ERP-Dienstleister und Tests gegen ein System, das dir niemand für Experimente überlässt. Dieselbe Zeile im Lastenheft kostet je nach Richtung ein Vielfaches.

Das Rollen-, Rechte- und Mandantenkonzept entscheidet still über den Aufwand. Zwei Rollen sind eine Fallunterscheidung. Sieben Rollen mit objektbezogenen Rechten, Vertretungsregelungen und Mandantentrennung sind eine Architekturentscheidung, die jede spätere Funktion mitbezahlt.

Die Migration von Altdaten wird von fast jedem Anbieter erwähnt und von fast keinem beziffert. Der Aufwand steckt nicht im Umkopieren, sondern in der Datenqualität: Dubletten, historisch gewachsene Freitextfelder, Datensätze ohne Pflichtangaben. Realistisch sind zwei bis drei Probemigrationen, eine fachliche Abnahme der Ergebnisse durch deine Leute und häufig einige Wochen Parallelbetrieb. Wenn du ein Altsystem ablöst, gehört dieser Block ins Angebot. Wie das methodisch abläuft, beschreiben wir unter Software-Modernisierung.

Compliance ist selten der Hauptkostentreiber, aber ein harter. Die DSGVO-Grundlast steckt in jedem seriösen Projekt: Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept. In vielen Angeboten ist sie nicht ausgewiesen. Der EU AI Act wird relevant, sobald KI-Funktionen im Spiel sind. Was das für Auftraggeber konkret bedeutet, haben wir in einem eigenen Artikel zum EU AI Act aufgeschlüsselt. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz greift seit dem 28. Juni 2025, nach § 1 BFSG allerdings für Produkte und Dienstleistungen, die für Verbraucherinnen und Verbraucher bestimmt sind. Eine rein interne B2B-Anwendung fällt nicht automatisch darunter, ein Shop- oder Buchungsteil mit Verbraucherbezug schon.

Betrieb und SLA verändern die Zahl, bevor die erste Zeile Code geschrieben ist. Eine Anwendung, die von Montag bis Freitag zu Bürozeiten laufen muss, ist ein anderes System als eine mit zugesagten 99,9 Prozent Verfügbarkeit und Rufbereitschaft. Redundanz, Ausfallübernahme, Überwachung und Bereitschaft sind Architektur, kein Zubehör. Nachträglich werden sie nicht eingebaut, sondern nachgebaut.

Die Seniorität des Teams ist der Punkt, an dem am häufigsten falsch verglichen wird. Der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap weist für IT-Freelancer einen Median von 95 Euro pro Stunde aus, für den Fachbereich Software- und Webentwicklung 90 Euro. Das ist der Einkaufspreis für eine einzelne Person. Die Differenz zu den publizierten Agentursätzen von 120 bis 180 Euro ist keine Marge, sondern eine Leistung: Code-Review durch eine zweite Person, Ersatzstellung bei Ausfall, Gewährleistung, Architekturverantwortung, Projektleitung. Wer diese Differenz als Aufschlag liest, kauft sie am Ende trotzdem – nur später und teurer, im Betrieb. Warum wir dabei konsequent auf eine einzige Technologiebasis setzen, steht auf unserer Seite zur TypeScript-Agentur.

Die Alternative im eigenen Haus ist meist keine. Der Bitkom meldete am 7. August 2025 rund 109.000 fehlende IT-Fachkräfte in der deutschen Wirtschaft, bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 7,7 Monaten. Sieben Komma sieben Monate sind ein halbes Projektjahr, bevor die erste Zeile Code entsteht.

Der Risikoaufschlag beim Festpreis ist der achte Treiber und der unsichtbarste. Er bekommt gleich ein eigenes Kapitel.

Preisrahmen, die wir öffentlich verantworten

Zur eigenen Position: Wir veröffentlichen unsere Rahmen, weil ein Artikel über Preisspreizung ohne eigene Zahl unehrlich wäre. Das sind Erfahrungswerte aus unseren Projekten, keine Marktstatistik.

Ein Prozess-Pilot oder MVP liegt bei uns zwischen 8.000 und 20.000 Euro und dauert 6 bis 12 Wochen. Gemeint ist damit ein klar geschnittener Anwendungsfall, eine Nutzergruppe, höchstens eine lesende Integration. Eine vollständige B2B-Webanwendung mit Rollenkonzept, Reporting und ein bis zwei Integrationen liegt zwischen 20.000 und 60.000 Euro bei 3 bis 6 Monaten Laufzeit. Sobald mehrere schreibende Integrationen, Mandantenfähigkeit und eine Altdatenmigration zusammenkommen, bewegen wir uns zwischen 60.000 und 150.000 Euro. Die Details zu Vorgehen, Stack und Eigentum am Quellcode stehen auf unserer Seite zu Individualsoftware.

Drei Konstellationen sprengen diese Rahmen: eine regulierte Branche mit Zertifizierungspflichten, harte Verfügbarkeitszusagen mit Rufbereitschaft, mehr als zwei schreibende Integrationen in fremde Systeme. Im letzten Fall kontrollierst du die Schnittstellen nicht selbst. Dann sagen wir das im Erstgespräch und nennen keine Zahl, bevor wir die Schnittstellen gesehen haben. Für Kundenportale im engeren Sinn haben wir die Kalkulation separat aufgeschlüsselt: Was kostet ein Kundenportal 2026.

Ein Preisrahmen ohne Ausschlusskriterien ist Werbung. Erst die Ausnahmen machen ihn belastbar.

Die Positionen, die im Angebot fehlen – und später auf der Rechnung stehen

Die meisten Nachforderungen in Softwareprojekten sind keine Unehrlichkeit. Sie sind die logische Folge eines Angebots, das nur die Entwicklung beschreibt. Alles andere fällt trotzdem an. Ein Angebot beschreibt die Herstellung, deine Rechnung am Jahresende beschreibt den Besitz. Zwischen beiden liegen zwölf Posten, die in Angeboten regelmäßig fehlen und trotzdem bezahlt werden. Prüfe dein Dokument gegen die folgende Liste: Was hier fehlt, kommt später als Nachtrag.

Rollen- und Rechtekonzept als eigene Position. Altdatenmigration inklusive Bereinigung und Probeläufen. Schreibende Integrationen mit Fehler- und Wiederanlauflogik. Test- und Abnahmeumgebung, Testdaten, Unterstützung bei der Abnahme. Überwachung, Alarmierung und Backup mit mindestens einmal getestetem Restore. Dokumentation und Betriebsübergabe in Form eines Betriebshandbuchs. Schulung und Einführung. Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept. Sicherheitsprüfung und laufende Aktualisierung der Abhängigkeiten. Support-SLA nach dem Produktivstart. Ein Weiterentwicklungsbudget für die ersten zwölf Monate. Und die Lizenz- und Hostingkosten Dritter, die du direkt zahlst: Authentifizierung, E-Mail-Versand, Karten-Schnittstelle, Suchindex.

Ein Angebot ohne die Liste dessen, was nicht enthalten ist, ist kein Angebot. Es ist ein Einstiegspreis.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand – ehrlich gerechnet

Zur Vertragsform gleich der Kern: Ein Festpreis ist nicht sicherer, er verschiebt Risiko. Und verschobenes Risiko wird eingepreist. Bei ungeklärten Anforderungen bezahlst du einen Aufschlag für eine Unsicherheit, die du selbst mitgebracht hast. Es ist genau jener Faktor, den Boehm vor der Anforderungserhebung in jeder Schätzung verortet. Wir nennen dafür bewusst keinen Prozentsatz: Belastbare Zahlen existieren nicht, und die kursierenden Faustregeln sind geraten.

Der zweite Effekt ist strukturell. Unter Festpreis wird jede Änderung zum Nachtrag. Damit entsteht ein Interessengegensatz, der dein Projekt Zeit, Geld und Vertrauen kostet. Das liegt nicht an Böswilligkeit, sondern am Vertrag, der es so vorsieht. In Projekten, in denen fachlich noch gelernt wird, ist das die teuerste Konstruktion, die man wählen kann.

Werkvertrag oder Dienstvertrag – die Frage, die kaum jemand stellt

Beim Werkvertrag nach § 631 BGB schuldet der Auftragnehmer den Erfolg. Die Vergütung wird nach § 641 BGB mit der Abnahme fällig, es gibt Mängelrechte. Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet er die Tätigkeit, das Projektrisiko liegt bei dir. Das ist die wirtschaftlich folgenreichste Zeile im ganzen Vertrag, und sie steht in den seltensten Angeboten.

Die agile Methodik entscheidet die Einordnung nicht. Das OLG Frankfurt am Main hat mit Urteil vom 17. August 2017 (Az. 5 U 152/16) zu einem nach Scrum durchgeführten Plattformprojekt entschieden, dass beide Vertragstypen nebeneinander oder abwechselnd gelten können. Die generelle Einordnung ließ das Gericht bewusst offen. Den Vergütungsanspruch bejahte es trotz Projektabbruch, hergeleitet aus dem Letter of Intent in Verbindung mit der tatsächlich gelebten Praxis: monatliche Einzelbeauftragung, nachschüssige Abrechnung nach Aufwand, Ratenzahlung. Bemerkenswert für Auftraggeber ist der zweite Teil der Begründung. Das Gericht sah in der monatlichen Beauftragung des Folgemonats eine Billigung des bis dahin Geleisteten und damit eine zumindest konkludente Abnahme, ganz ohne formales Abnahmeprotokoll.

Wer also monatlich Rechnungen begleicht und Raten vereinbart, kann abgenommen haben, ohne es zu wollen. Regele im Vertrag ausdrücklich, was Abnahme auslöst und was nicht.

Unsere Empfehlung nach mehreren Dutzend Projekten: Festpreis für eine kleine, scharf geschnittene erste Stufe. Dort ist er ehrlich kalkulierbar, und er zwingt beide Seiten zur Präzision. Danach Abrechnung nach Aufwand mit Budgetdeckel und zweiwöchiger Freigabe. Wer die erste Stufe nicht zum Festpreis anbieten kann, hat sie nicht verstanden. Wer das gesamte Projekt zum Festpreis anbietet, ohne deine Schnittstellen gesehen zu haben, hat entweder einen hohen Aufschlag eingerechnet oder plant den Nachtrag bereits ein.

Laufende Kosten: der Posten, der im Budgetantrag fehlt

Hier wird im Markt am unsaubersten gearbeitet. Die verbreitete Faustregel lautet «15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr», weitergereicht von Seite zu Seite, aber so gut wie nie mit einer Quelle belegt. Die Forschungslage ist interessanter und ehrlicher.

Franz Lehner von der Universität Passau hat 2021 auf der GI-Fachtagung Software Management die Ergebnisse einer Metaanalyse zu Softwarewartungskosten veröffentlicht. Einbezogen wurden 30 Einzelpublikationen aus vierzig Jahren, die Untersuchung selbst lief 2020 am dortigen Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik. Lehner weist auf die große Spannweite der Einzelwerte hin und führt sie auf die einbezogenen Unternehmen, auf selektive Datenbasen und vor allem auf wiederholte Mittelwertbildung zurück. Die Zahlen taugen deshalb, so Lehner, nicht für eine Trendanalyse, wohl aber als Beleg für die Größenordnung. Seine eigene Einordnung:

„Die Kosten für die Softwarewartung machen Schätzungen zufolge angeblich 60 % bis 70 % der gesamten jährlichen Softwarekosten in Unternehmen aus. Mit Blick auf die weiter oben präsentierten Ergebnisse könnte das zwar zu hoch gegriffen sein, von einem erheblichen Kostenblock im Bereich von 30 bis 40 Prozent ist aber dennoch auszugehen.“ – Franz Lehner, Universität Passau, 2021

Als Referenzpunkt zitiert Lehner unter anderem eine CapGemini-Studie: 2017 entfielen rund 47,3 Prozent der IT-Budgets von Unternehmen auf Betrieb, Wartung und Pflege von Hard- und Software. Für deine Planung heißt das: Rechne den Betrieb nicht als Prozentsatz der Entwicklung, sondern als eigenen Posten mit eigener Begründung.

Unsere Werte dazu sind Erfahrungswerte und keine Studie. Infrastruktur für eine typische B2B-Webanwendung auf EU-Servern liegt bei 20 bis 50 Euro im Monat, hochverfügbar bei 150 bis 400 Euro. Der reine Betriebsaufwand liegt bei 2 bis 5 Stunden im Monat: Überwachung, Sicherheits- und Abhängigkeits-Updates sowie kleinere Korrekturen. Über drei Jahre landen die meisten unserer Kunden damit bei 40.000 bis 80.000 Euro Betriebskosten. Das ist der Betrieb ohne kontinuierlichen Ausbau. Wer die Anwendung aktiv weiterentwickeln lässt, braucht dafür ein eigenes Budget: Unser Weiterentwicklungsbudget setzen wir je nach Ausbaugeschwindigkeit mit 4.000 bis 12.000 Euro monatlich an, zusätzlich zu den genannten Betriebskosten und nicht darin enthalten.

Ein Punkt für das Gespräch mit dem CFO, der im gesamten Wettbewerbsfeld fehlt: Nach dem BMF-Schreiben vom 22. Februar 2022 kann für Computerhardware sowie für die immateriellen Wirtschaftsgüter Betriebs- und Anwendersoftware eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Anwendbar ist das auf Gewinnermittlungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2020 enden. Das Schreiben fasst unter «Software» ausdrücklich auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen wie ERP- oder Warenwirtschaftssysteme. Das BMF stellt zugleich klar, dass es sich weder um eine Sofortabschreibung noch um eine neue Abschreibungsmethode oder eine besondere Form der Abschreibung handelt: Es ist eine Möglichkeit, keine Pflicht. Sprich das mit deinem Steuerberater durch, wir beraten nicht steuerlich.

Was ein günstiges Angebot verschweigt

Ein zu niedriges Angebot erkennst du nicht am Preis, sondern an sechs Auslassungen. Es weist keine Stunden für Analyse und Architektur aus, dann wurde geschätzt statt gerechnet. Es dokumentiert keine Annahmen zu Nutzerzahl, Datenvolumen, Rollen und Schnittstellen. Es nennt Integrationen, ohne zu sagen, ob sie lesend oder schreibend sind. Es verliert kein Wort über Abnahme und Testdaten. Es hat kein Kapitel zu Betrieb und Übergabe. Und es nennt eine Pauschalsumme ohne Rollen und Sätze.

Warum das gefährlicher ist, als es aussieht, zeigt eine Untersuchung von Bent Flyvbjerg und Alexander Budzier, veröffentlicht 2011 in der Harvard Business Review. Bei 1.471 untersuchten IT-Projekten lag der durchschnittliche Kostenüberzug bei 27 Prozent. Jedes sechste Projekt war jedoch ein Ausreißer mit im Mittel 200 Prozent Kostenüberzug und fast 70 Prozent Zeitverzug. Die notwendige Einschränkung: 92 Prozent der Projekte stammten aus dem öffentlichen Sektor, 83 Prozent aus den USA, das durchschnittliche Projektvolumen lag bei 167 Millionen US-Dollar. Das sind keine Mittelstandsprojekte, und die Prozentzahlen sind nicht übertragbar. Übertragbar ist die Struktur: Das Risiko sitzt nicht im Durchschnitt, sondern im Ausreißer. Und der Ausreißer entsteht dort, wo vorher nichts geklärt wurde.

Elf Fragen an dein Angebot

Leg diese Liste neben das PDF. Jede Frage, die der Anbieter nicht in zwei Sätzen beantworten kann, ist ein Kostenrisiko.

1. Steht drin, was nicht enthalten ist? Die Abgrenzung ist wertvoller als die Leistungsbeschreibung.

2. Sind Stundensätze je Rolle ausgewiesen? Eine Pauschale ohne Rollen lässt sich nicht mit einem zweiten Angebot vergleichen.

3. Wie viele Stunden entfallen auf Analyse und Architektur? Unter fünf Prozent des Gesamtaufwands bedeutet: Es wurde geschätzt.

4. Welche Annahmen sind dokumentiert? Nutzerzahl, Datenvolumen, Rollen, Mengengerüst. Undokumentierte Annahmen werden später deine Nachträge.

5. Sind die Integrationen lesend oder schreibend? Die teuerste Unterscheidung im ganzen Dokument.

6. Wer stellt Testdaten, wer unterstützt bei der Abnahme? Lautet die Antwort «du», musst du interne Kapazität einplanen.

7. Wie läuft ein Änderungswunsch ab? Satz, Vorlauf, Freigabeweg. Ohne definierten Prozess wird jede Änderung zur Verhandlung.

8. Werkvertrag oder Dienstvertrag, und wann gilt etwas als abgenommen? Hier entscheidet sich, wer das Projektrisiko trägt.

9. Wem gehört der Quellcode, wo liegt das Repository, welche Fremdlizenzen sind enthalten? Bei uns gehört der Code dem Kunden, das ist nicht überall so.

10. Was kostet der Betrieb in Jahr zwei und drei, inklusive Aktualisierung der Abhängigkeiten? Der Posten, der in Budgetanträgen am häufigsten fehlt.

11. Wer betreibt weiter, wenn wir uns trennen? Kommt darauf keine belastbare Antwort, kaufst du eine Abhängigkeit mit.

Elf Fragen, zwanzig Minuten Lesezeit. Sie kosten dich weniger als der erste Nachtrag.

Wann du das Projekt nicht vergeben solltest

Radikal ehrlich: Es gibt vier Konstellationen, in denen wir selbst abraten, auch dann, wenn wir das Projekt gewinnen könnten.

Erstens, wenn der Prozess intern nicht geklärt ist. Software friert einen Prozess ein; ein ungeklärter Prozess wird durch Software nicht besser, sondern teurer. Zweitens, wenn Standardsoftware achtzig Prozent abdeckt und die restlichen zwanzig Prozent keine Wettbewerbsdifferenzierung sind. Die Logik dahinter haben wir am Beispiel PIM durchgerechnet: Build vs. Buy, und für Portale unter Make or Buy. Drittens, wenn intern niemand Zeit für Abnahme und Fachfragen hat: Ein Softwareprojekt braucht deine Leute, nicht nur dein Budget. Und viertens, wenn der Auslöser eine einzelne Beschwerde ist statt eines wiederkehrenden Prozesses.

Unklar, ob es überhaupt eine Individualentwicklung sein muss? Website, Web-App und Portal sind drei verschiedene Antworten mit drei verschiedenen Preisschildern. Kläre das vor der Kostenfrage: Website, Web-App oder Portal.

Der Merksatz für alle vier Fälle: Software löst kein Organisationsproblem. Sie macht es sichtbar und rechnet es in Tagessätzen ab. Wer ein Nein früh ausspricht, spart mehr Geld als jede Verhandlung über den Stundensatz.

Nächste Schritte: erst die Anforderungsliste, dann die Angebote

Der nächste Schritt ist nicht das Angebot. Der nächste Schritt ist die Anforderungsliste, mit der Angebote überhaupt erst vergleichbar werden. Zwei bis vier Seiten reichen: die Rollen samt ihren Rechten, die drei bis fünf Prozessschritte in ihrer Reihenfolge, die angebundenen Systeme mit dem Vermerk lesend oder schreibend, dazu das Mengengerüst. Und schließlich der eine Satz, woran du in sechs Monaten erkennst, dass es funktioniert hat. Dieses Dokument kostet dich zwei Nachmittage. Es ist die einzige Investition in diesem Projekt, die sich vor der ersten Rechnung amortisiert.

Mit diesem Dokument schrumpft die Spreizung deiner Angebote von Faktor 10 auf etwas, das du beurteilen kannst. Danach holst du Angebote ein, bei uns oder woanders. Wenn du deine Liste vorher gegen einen echten Preisrahmen prüfen willst: Bring sie mit ins kostenlose Erstgespräch. Wir sagen dir in dreißig Minuten, in welche unserer drei Größenordnungen dein Vorhaben fällt und welche der elf Fragen bei dir noch offen ist. Wenn wir davon abraten, sagen wir auch das.

Häufige Fragen

Warum gibt es so große Preisunterschiede zwischen Anbietern?
Weil der Stundensatz nur einen kleinen Teil erklärt. Die publizierten deutschen Agentursätze liegen zwischen 70 und 180 Euro pro Stunde, das ist Faktor 2,6. Die publizierten Preisrahmen für dieselbe Projektklasse reichen aber von 15.000 bis 150.000 Euro, also Faktor 10. Die Differenz entsteht durch unterschiedlich angenommenen Leistungsumfang: schreibende statt lesende Integrationen, ein ausgebautes Rollenkonzept, Altdatenmigration, Betrieb und SLA. Wenn du die Anforderungen vor der Anfrage präzisierst, verengt sich die Spreizung erheblich.
Was kostet Softwarewartung nach der Entwicklung?
Die im Markt verbreitete Faustregel von 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr wird so gut wie nie belegt. Franz Lehner (Universität Passau) hat 2021 eine Metaanalyse über 30 Publikationen aus 40 Jahren vorgelegt. Sein Schluss: Die oft zitierten 60 bis 70 Prozent könnten zu hoch gegriffen sein, ein Kostenblock von 30 bis 40 Prozent der jährlichen Softwarekosten ist aber realistisch. Plane den Betrieb als eigenen Posten: Infrastruktur, Sicherheits- und Abhängigkeits-Updates, Support und Weiterentwicklung getrennt kalkuliert.
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand – was ist bei Softwareentwicklung besser?
Ein Festpreis ist nicht sicherer, er verschiebt das Risiko auf den Anbieter, der es einpreist. Bei ungeklärten Anforderungen zahlst du einen Aufschlag für deine eigene Unsicherheit, und jede Änderung wird zum Nachtrag. Bewährt hat sich die Kombination: Festpreis für eine kleine, scharf geschnittene erste Stufe, danach Abrechnung nach Aufwand mit Budgetdeckel und zweiwöchiger Freigabe. Wer die erste Stufe nicht zum Festpreis anbieten kann, hat sie nicht durchdrungen.
Wie lange dauert es, Software entwickeln zu lassen?
Ein Prozess-Pilot oder MVP mit einem klar geschnittenen Anwendungsfall ist nach unserer Erfahrung in 6 bis 12 Wochen produktiv. Eine vollständige B2B-Webanwendung mit Rollenkonzept, Reporting und ein bis zwei Integrationen braucht 3 bis 6 Monate. Länger wird es vor allem durch Abstimmungsschleifen mit Fremdsystem-Dienstleistern und durch Altdatenmigration, nicht durch die Entwicklung selbst.
Wem gehört am Ende der Quellcode?
Das ist Verhandlungssache und gehört zwingend in den Vertrag, nicht in ein Nachgespräch. Bei uns gehört der Quellcode dem Kunden, das Repository liegt in seinem Zugriff, und Fremdlizenzen werden im Angebot ausgewiesen. Prüfe in jedem Angebot außerdem, wer den Betrieb übernehmen könnte, wenn die Zusammenarbeit endet. Ohne diese Antwort kaufst du eine Abhängigkeit mit.
Was passiert, wenn sich die Anforderungen mitten im Projekt ändern?
Das hängt an der Vertragsform. Unter Festpreis wird jede Änderung zum Nachtrag mit eigener Verhandlung. Bei Abrechnung nach Aufwand mit Budgetdeckel wird sie zur Priorisierungsentscheidung. Wichtig ist außerdem die Abnahmefrage: Das OLG Frankfurt hat 2017 (Az. 5 U 152/16) entschieden, dass die monatliche Beauftragung des Folgemonats als Billigung und damit als konkludente Abnahme des bisher Geleisteten gelten kann. Regele deshalb ausdrücklich, was Abnahme auslöst und was nicht.

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