Ein eigenes ChatGPT für die Firma, aber auf eigenen Servern
Viele Unternehmen stehen an derselben Stelle: Die Belegschaft nutzt längst KI-Chats, oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Die Geschäftsführung will das in geordnete Bahnen lenken. Ein Firmenzugang zu einem US-Dienst ist schnell gebucht, aber dann liegen Chatverläufe und hochgeladene Dokumente beim Anbieter.
Hier kommt Open WebUI ins Spiel. Mit rund 1.850 Suchanfragen im Monat gehört das Werkzeug in Deutschland zu den bekanntesten seiner Art. Die Fragen dahinter sind immer dieselben: Ist es kostenlos? Ist es sicher? Ist es DSGVO-konform? Und gibt es Alternativen?
Diese Fragen beantworte ich hier aus Unternehmenssicht. Eine Installationsanleitung findest du in diesem Artikel nicht, davon gibt es genug. Es geht um die Entscheidung: ob Open WebUI zu deinem Unternehmen passt und was der Betrieb verlangt.
Was Open WebUI ist und wer dahintersteht
Open WebUI ist eine Chat-Oberfläche für Sprachmodelle, die du auf deinem eigenen Server betreibst. Sie sieht aus und fühlt sich an wie ChatGPT. Der Unterschied: Du entscheidest, welches Modell dahinter antwortet und wo die Daten liegen.
Das Projekt begann als «Ollama WebUI», eine Oberfläche für lokal laufende Modelle. Heute steht dahinter die Firma Open WebUI, Inc. mit Sitz in San Francisco, gegründet von Tim J. Baek. Der Quellcode liegt öffentlich auf GitHub und wird von einer großen Gemeinschaft weiterentwickelt.
Technisch verbindet sich Open WebUI mit zwei Arten von Modellquellen: mit Ollama für Modelle auf eigener Hardware und mit jeder Schnittstelle, die das Format von OpenAI spricht. Dazu gehören neben OpenAI selbst auch europäische Anbieter wie Mistral oder der IONOS AI Model Hub. Die Oberfläche ist austauschbar, das Modell dahinter auch.
Ist Open WebUI kostenlos? Die Lizenz im Detail
Kurze Antwort: ja, mit einer Bedingung. Seit Version 0.6.6 vom April 2025 gilt die eigene «Open WebUI License». Sie baut auf der freien BSD-3-Lizenz auf und ergänzt eine Klausel zum Markenauftritt.
Die Klausel besagt: Nutzen mehr als 50 Personen die Installation innerhalb von 30 Tagen, dürfen Name und Logo von Open WebUI nicht entfernt oder ersetzt werden. Willst du die Oberfläche trotzdem im eigenen Design, brauchst du eine schriftliche Erlaubnis oder eine Enterprise-Lizenz. Deren Preis veröffentlicht der Hersteller nicht.
Für die meisten Unternehmen ist das kein Hindernis. Ein internes Werkzeug muss nicht nach Hausmarke aussehen. Wichtig ist eine andere Folge: Die Open WebUI License ist keine von der Open Source Initiative anerkannte Lizenz. Wenn deine Rechtsabteilung nur anerkannte Open-Source-Lizenzen zulässt, scheidet Open WebUI aus.
Was für ältere Versionen gilt
Code bis einschließlich Version 0.6.5 steht weiter unter der reinen BSD-3-Lizenz. Theoretisch könntest du also bei einer alten Version bleiben oder einen Ableger davon nutzen. Praktisch raten wir davon ab: Du verzichtest auf alle Sicherheitsupdates seit Frühjahr 2025. Warum das gefährlich ist, zeigt der Abschnitt zur Sicherheit weiter unten.
Was Open WebUI im Unternehmen kann und wo es endet
Für den Einsatz im Unternehmen zählen vier Funktionen:
- Anmeldung über Firmenkonten: Open WebUI unterstützt OIDC, LDAP und SCIM. Mitarbeitende melden sich mit ihrem Microsoft-, Google- oder Keycloak-Konto an, Gruppen werden aus dem Verzeichnis übernommen.
- Rollen und Gruppen: Neben Admin und Nutzer gibt es eine Wartestufe für neue Konten. Gruppen schalten zusätzliche Rechte frei, etwa für bestimmte Modelle oder Werkzeuge.
- Dokumentensuche: Unter «Wissen» lädst du Dokumente hoch, die das Modell bei Antworten heranzieht. Die Vektoren speichert Open WebUI standardmäßig in Chroma, für den Produktivbetrieb lässt sich PostgreSQL mit pgvector einstellen.
- Mehrere Modelle: Du kannst verschiedene Modelle parallel anbieten und pro Gruppe freischalten, etwa ein günstiges für Alltagsfragen und ein starkes für Analysen.
Wie das im Alltag aussieht? Der Vertrieb lässt sich einen Angebotstext aus Stichpunkten vorformulieren. Die Buchhaltung fasst einen zwanzigseitigen Rahmenvertrag in fünf Punkten zusammen. Der Service fragt die hochgeladenen Handbücher nach einem Fehlercode. Alle drei arbeiten in derselben Oberfläche, aber mit unterschiedlichen Modellen und Dokumenten.
Die Grenze liegt bei den Rechten. Open WebUI vergibt Zugriff pro Wissenssammlung und Gruppe. Die Rechte einzelner Dokumente aus SharePoint oder dem Dateiserver übernimmt es nicht. Für eine Abteilung mit gemeinsamen Unterlagen reicht das, ebenso für einen Service, in dem alle dieselben Handbücher nutzen dürfen.
Für ein Unternehmen, in dem Personalakten neben Vertriebsunterlagen liegen, reicht es nicht. Dann gehört eine eigene Wissensdatenbank dahinter, die Rechte pro Abschnitt prüft. Wie die aufgebaut ist, zeigt unser Artikel zur KI-Wissensdatenbank.
Ist Open WebUI sicher?
Open WebUI ist so sicher wie sein Betrieb. Das zeigt ein Fall aus dem November 2025: Die Lücke CVE-2025-64496 betraf alle Versionen bis 0.6.34. Über eine präparierte externe Modellverbindung ließen sich Konten übernehmen, unter Umständen sogar Code auf dem Server ausführen. Die Schwere wurde je nach Quelle mit 7,3 bis 8 von 10 Punkten bewertet.
Ausnutzbar war die Lücke nur, wenn die Funktion «Direct Connections» eingeschaltet war und jemand ein bösartiges Modell eingebunden hatte. Behoben ist sie seit Version 0.6.35. Wer sein Open WebUI einmal installiert und dann vergessen hat, betreibt diese Lücke bis heute.
Daraus folgen drei Regeln für den Betrieb:
- Fester Update-Rhythmus: Neue Versionen von Open WebUI erscheinen in kurzen Abständen. Plane mindestens monatliche Updates und spiele Sicherheitsupdates sofort ein.
- Funktionen sparsam freischalten: Externe Modellverbindungen und eigene Werkzeuge nur für die Gruppen aktivieren, die sie brauchen.
- Kein offener Zugang aus dem Internet: Anmeldung nur über Firmenkonten, idealerweise zusätzlich hinter VPN oder einem vorgeschalteten Zugriffsschutz.
In der Praxis bewährt sich eine zweite Installation als Testumgebung. Jedes Update läuft dort zuerst, ein kurzer Prüflauf deckt Anmeldung, Modelle und Wissenssammlungen ab. Erst danach geht das Update in den Betrieb. Das kostet eine halbe Stunde pro Update und erspart dir den Montagmorgen, an dem niemand mehr ins System kommt.
Die Pointe: Eine selbst betriebene KI-Oberfläche ist kein Gerät, das man aufstellt, sondern ein Dienst, den man pflegt.
Ist Open WebUI DSGVO-konform?
Die Frage ist falsch gestellt, und das ist eine gute Nachricht. Open WebUI ist Software, die du selbst betreibst. DSGVO-konform oder nicht ist dein Betrieb. Vier Punkte entscheiden:
- Serverstandort: Open WebUI läuft auf einem Server in der EU, bei einem Hoster mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Modellanbieter: Jede Frage geht an das Modell dahinter. Nimm einen Anbieter mit Verarbeitung in der EU und Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, oder betreibe das Modell selbst.
- Chatverläufe: Open WebUI speichert alle Unterhaltungen in seiner Datenbank. Lege fest, wie lange sie aufbewahrt werden und wer sie einsehen darf.
- Regeln für die Belegschaft: Eine kurze Nutzungsrichtlinie klärt, welche Daten in den Chat dürfen. Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei der Einführung zu beteiligen.
Mit diesen vier Punkten ist Open WebUI datenschutzrechtlich oft besser aufgestellt als ein Firmenkonto bei einem US-Dienst. Mehr Hintergrund zu den Anforderungen findest du im Praxisleitfaden zu DSGVO-konformer KI. Für deinen Einzelfall frag deine Datenschutzbeauftragte oder deinen Datenschutzbeauftragten.
Was der Betrieb kostet
Die Software selbst kostet nichts. Kosten entstehen für Server, Modellnutzung und Pflege. Drei typische Varianten, Preise netto:
| Variante | Server | Modell | Laufende Kosten pro Monat |
|---|---|---|---|
| Oberfläche plus EU-Schnittstelle | Cloud-Server, ab 8,49 € | Abrechnung nach Verbrauch | rund 75 € für 50 Personen |
| Oberfläche plus eigenes Modell | GPU-Server, ab 232,30 € | Modell der 14B-Klasse auf eigener Hardware | ab rund 232 € |
| Großes eigenes Modell | GPU-Server, 1.197,30 € | Modell der 70B-Klasse | ab rund 1.200 € |
Die Serverpreise stammen von Hetzner (GPU-Server Stand August 2026, Cloud-Server Stand Oktober 2026). Die Modellkosten der ersten Variante folgen unserem Rechenbeispiel: 50 Personen, je 20 Fragen am Tag, 20 Arbeitstage, rund 5.000 Tokens pro Frage. Bei 0,65 € pro Million Tokens für Llama 3.3 70B bei IONOS sind das 65 € im Monat.
Was in keiner Tabelle steht: die Pflege. Updates, Sicherungen, Überwachung und die Anbindung an die Firmenanmeldung kosten Zeit, auch wenn alles läuft. Rechne mit einigen Stunden im Monat, intern oder bei einem Dienstleister. Die ausführliche Rechnung für eigene Modelle steht in unserem Artikel LLM selbst hosten.
Selbst betreiben oder betreuen lassen?
Selbst betreiben lohnt sich, wenn deine IT ohnehin Linux-Server und Container pflegt. Dann ist Open WebUI ein weiterer Dienst im bestehenden Betrieb. Fehlt diese Routine, ist ein betreuter Betrieb die ehrlichere Wahl. Die Frage ist nicht, wer installiert, sondern wer im Fall einer neuen Sicherheitslücke am selben Tag das Update einspielt.
So führst du Open WebUI im Unternehmen ein
Ein Firmen-Chat ist technisch an einem Tag aufgesetzt. Damit er auch genutzt wird und keine neuen Risiken schafft, gehen wir in vier Schritten vor:
- Pilotgruppe: Zehn bis zwanzig Personen aus zwei, drei Abteilungen testen vier Wochen lang. Sie bringen echte Aufgaben mit statt Spielfragen.
- Nutzungsrichtlinie: Eine Seite reicht. Sie regelt, welche Daten in den Chat dürfen, wie lange Verläufe gespeichert werden und wen man bei Fragen anspricht.
- Anmeldung und Gruppen: Anmeldung über Firmenkonten, Gruppen aus dem Verzeichnis, Modelle und Wissenssammlungen pro Gruppe freigeschaltet.
- Auswertung: Nach vier Wochen wird ausgewertet: Welche Aufgaben funktionieren, wo fehlen Dokumente, welches Modell reicht? Erst dann folgt der Rest der Belegschaft.
Ein Nebeneffekt, den viele unterschätzen: Ein offizieller Firmen-Chat holt die private KI-Nutzung aus der Grauzone. Wer ein gutes Werkzeug mit klaren Regeln bekommt, kopiert keine Kundendaten mehr in private Konten. Verbote allein verhindern Schatten-KI nicht, ein besseres Angebot schon.
Open WebUI, LibreChat oder AnythingLLM?
Zwei Alternativen kommen in fast jedem Vergleich vor. Beide stehen unter der MIT-Lizenz, ohne Klausel zum Markenauftritt.
| Kriterium | Open WebUI | LibreChat | AnythingLLM |
|---|---|---|---|
| Lizenz | eigene Lizenz mit Markenklausel ab 50 Nutzern | MIT | MIT (Kern) |
| Stärke | schnell eingerichtet, große Gemeinschaft | viele Anbieter parallel, eigenes Design frei | Dokumente im Mittelpunkt, auch als Desktop-App |
| Betrieb | leichtgewichtig | mehr Komponenten, aufwendiger | Server oder Einzelplatz |
| Passt zu | Unternehmen ohne Anspruch auf eigenes Design | Unternehmen mit eigenem Design oder strenger Lizenzprüfung | kleinen Teams mit Fokus auf Dokumente |
Unsere Einschätzung: Open WebUI ist für die meisten Mittelständler der pragmatische Start. LibreChat wählst du, wenn die Lizenzfrage oder das eigene Design zählt. AnythingLLM ist stark, wenn ein kleines Team vor allem mit Dokumenten arbeitet und keine eigene IT hat.
Die gute Nachricht: Die Wahl ist nicht endgültig. Alle drei sprechen dieselben Modellschnittstellen an, Modelle und Anbieter bleiben also gleich. Was beim Wechsel verloren gehen kann, sind alte Chatverläufe und die Einstellungen der Wissenssammlungen. Wer seine Dokumente in einer eigenen Wissensdatenbank hält, wechselt die Oberfläche später mit wenig Aufwand.
Unsere Empfehlung je Ausgangslage
Hier ist unsere Haltung, so wie wir sie in Erstgesprächen vertreten:
| Ausgangslage | Unsere Empfehlung |
|---|---|
| Erste Schritte, bis 50 Personen | Open WebUI auf einem EU-Server, Modell über eine EU-Schnittstelle, Anmeldung über Firmenkonten |
| Mehr als 50 Personen, eigenes Design gewünscht | LibreChat oder Enterprise-Lizenz von Open WebUI, Kosten vorher anfragen |
| Rechtsabteilung verlangt anerkannte Open-Source-Lizenz | LibreChat oder AnythingLLM |
| Feine Rechte pro Dokument nötig | Open WebUI als Oberfläche, eigene Wissensdatenbank mit Rechteprüfung dahinter |
| Daten dürfen das Haus nicht verlassen | Open WebUI mit eigenem Modell auf GPU-Server in der EU |
Was wir ausdrücklich nicht empfehlen
- Installieren und vergessen: Ein Open WebUI ohne Update-Plan ist nach wenigen Monaten ein Sicherheitsrisiko, siehe CVE-2025-64496.
- Eigene Konten statt Firmenanmeldung: Lokale Benutzerkonten mit eigenen Passwörtern sind beim Austritt einer Mitarbeiterin schnell vergessen. Die Anmeldung gehört an das zentrale Verzeichnis, etwa über Keycloak oder Microsoft Entra ID.
- Alle Firmendokumente in eine Sammlung laden: Wer alles in eine gemeinsame Wissenssammlung kippt, gibt jedem Zugriff auf alles.
Unsere Haltung in einem Satz: Open WebUI ist ein guter Einstieg, solange du es betreibst wie Unternehmenssoftware und nicht wie ein Wochenendprojekt.
Nächste Schritte
Wenn du Open WebUI oder eine Alternative einführen willst, klären wir gemeinsam drei Fragen: Welche Oberfläche passt zu Lizenzanforderungen und Teamgröße? Welches Modell und welcher Standort passen zu deinen Daten? Und wer übernimmt Updates und Pflege?
In 30 Minuten weißt du, wie dein Firmen-Chat aufgebaut sein sollte und was er im Monat kostet. Buch dir hier ein unverbindliches Erstgespräch per Videocall. Unser Vorgehen bei KI-Projekten findest du in unserer KI-Beratung.
